Syniadau da ar gyfer gwneud penderfyniadau mewn argyfwng

Mae Siân Eagar, Swyddog Gwydnwch CGGC, yn crynhoi rhai o’r prif bwyntiau dysgu o’n digwyddiad costau byw, ‘Gwneud penderfyniadau mewn argyfwng’.

Fel rhan o gyfres fechan CGGC o weminarau ar yr argyfwng costau byw, gwnaethon ni wahodd Bev Garside o The Female Alchemist i siarad â’r sector am sut i lywio risgiau ac ansicrwydd a gwneud penderfyniadau mewn argyfwng.

Mae mudiadau gwirfoddol ar hyd a lled Cymru yng nghanol yr argyfwng costau byw presennol, yn brwydro i barhau i wasanaethu eu cymunedau a chynnal eu mudiadau. Mae gwydnwch y sector gwirfoddol ar brawf unwaith eto, wrth i fudiadau wynebu’r her ddwbl o alw uwch a chostau uwch.

Mae CGGC yn diffinio ‘gwydnwch’ fel a ganlyn:

‘Gallu mudiad i gynllunio ar gyfer, ymateb i, ac addasu i newid, gan ei alluogi i oroesi a ffynnu, nawr ac yn y dyfodol.’

Mae arweinyddiaeth, rheoli risg a gwneud penderfyniadau strategol i gyd yn agweddau allweddol o adeiladu gwydnwch, ond yng nghanol argyfwng, gyda llawer o alwadau cystadleuol, gall fod yn anodd gwybod sut i wynebu’r sefyllfa. Beth gall ymddiriedolwyr a rheolwyr ei wneud felly i sicrhau eu bod yn gwneud penderfyniadau da o dan y pwysau hwn?

CYMERWCH GAM YN ÔL, ASESWCH A CHYNLLUNIWCH

Yn ôl Bev, y cam cyntaf yw cydnabod effaith straen ar eich proses benderfynu. Mae wynebu argyfwng yn creu straen, sy’n gwneud i ni deimlo’n anesmwyth. Wedyn, drwy deimlo o dan bwysau i osgoi’r anesmwythder hwnnw, gallwn ni wneud penderfyniadau ymatebol na all, o bosibl, fod y datrysiad gorau.

Yn hytrach, mae angen i ni gymryd cam yn ôl, asesu’r sefyllfa a chynllunio ymateb a fydd yn ein harwain at wneud penderfyniadau gwell yn yr hirdymor. Gall fod yn anodd cymryd cam yn ôl yng nghanol argyfwng, ond drwy asesu’r blaenoriaethau ac ymdrin â phroblemau mewn modd strwythuredig, byddwch chi, yn y pen draw, yn arbed amser ac adnoddau, ac yn gallu bod yn ffyddiog eich bod wedi gwneud y penderfyniadau iawn.

Y CYLCH DYLANWAD

Cyngor Bev oedd canolbwyntio eich amser a’ch egni ar y problemau hynny sydd o fewn eich rheolaeth (ac nid y pethau nad ydynt wedi digwydd eto). Rhannodd Bev y model Cylch Dylanwad isod, sy’n dangos sut gallwch chi gategoreiddio problemau ar sail eich gallu i ddylanwadu arnyn nhw.

Y Cylch Dylanwad, Bev Garside, The Female Alchemist

Drwy ganolbwyntio ar y problemau yn y cylch cyntaf, y rhai y gallwch ac y dylech ddylanwadu arnyn nhw, gallwch chi gymryd rheolaidd drachefn a dechrau gwneud gwahaniaeth. Gallwch wedyn symud ymlaen i’r problemau mwy dyrys, lle bydd angen mwy o wybodaeth arnoch cyn gwneud eich penderfyniadau (a pheidio â gwastraffu amser ar y pethau na allwch chi ddylanwadu arnynt neu’r pethau na fydd yn digwydd o bosibl). Mae’r adnodd syml hwn yn helpu i ffocysu penderfyniadau, a gall fod o fudd i holl aelodau’r tîm fel modd o flaenoriaethu tasgau.

COFRESTR RISG SEFYLLFAOL

Gwnaeth Bev ein hatgoffa hefyd o bwysigrwydd asesu risg, a sut gall hyn fynd o’i le mewn sefyllfa argyfwng. Gall y problemau y mae pobl yn gweiddi amdanynt dynnu eich sylw yn hawdd, pan nad y rhain, o bosibl, yw’r rhai a allai effeithio fwyaf ar eich mudiad. Gallwch chi roi sylw i hyn drwy greu cofrestr risg sefyllfaol, gan ddefnyddio’r dull sgorio Coch, Oren a Gwyrdd arferol i nodi’r problemau sydd angen eich sylw.

I wneud eich asesiad risg, mae angen i chi ddilyn y camau canlynol –

1. Ysgrifennwch restr o’r risgiau sy’n wynebu eich mudiad
2. Rhowch sgôr i bob risg sy’n nodi pa mor debygol yw hi o ddigwydd (1 = isel, 5 = uchel)
3. Rhowch sgôr i bob risg sy’n cynrychioli graddfa’r effaith pe bai’r digwyddiad yn digwydd (1 = isel, 5 = uchel)
4. Lluoswch y rhifau o bwyntiau 2 a 3 i roi sgôr risg gyffredinol y byddwch chi’n ei chategoreiddio fel Coch – Uchel, Oren – Canolig, Gwyrdd – Isel
5. Nodwch y pethau y gallwch chi eu gwneud i liniaru (leihau) y risg. Cofiwch feddwl am bethau y gallwch chi eu gwneud i leihau’r tebygolrwydd a’r effaith
6. Penderfynwch pwy fydd yn gyfrifol am wneud y gwaith sydd angen ei wneud i liniaru’r risg
7. Cytunwch ar amserlen i adolygu’r risg

Dangosir enghraifft o ran o gofrestr risg isod:

Trwy ddilyn y broses asesu risg hon, byddwch chi’n gweld y problemau sy’n cyflwyno’r bygythiad mwyaf i’ch mudiad, sef y rhai sydd angen eich sylw. Mae’r broses hon yn sicrhau eich bod yn gwbl ymwybodol o sefyllfa eich mudiad, eich bod yn canolbwyntio eich amser a’ch adnoddau ar y pethau sydd o bwys a’ch bod chi mor barod â phosibl.

CYNEFINWCH AG ANSICRWYDD

Gwnaeth Bev annog pobl i gydnabod y bydd ansicrwydd yn rhan o’n proses benderfynu am beth amser – felly mae angen i ni gynefino â hynny. Mae angen i arweinwyr fod yn barod i wneud penderfyniadau interim ar y wybodaeth sydd wrth law ac yna eu hadolygu wrth i’r sefyllfa ddatblygu.

Bydd gwneud penderfyniadau amserol yn bwysig, ac mae hynny’n cynnwys cydnabod y gall peidio â gwneud unrhyw beth yn ei hun fod yn risg i fudiad. Fodd bynnag, nid yw hynny’n golygu bod angen rhuthro penderfyniadau, weithiau mae angen gwerthuso ac aros. Rhybuddiodd Bev bobl rhag cael eu rhoi dan bwysau i ymateb i amserlenni pobl eraill, oni bai bod angen i gydymffurfio.

Hyd yn oed mewn argyfwng, mae’n rhaid i ni roi amser i’n hunain i feddwl, asesu, blaenoriaethu a chynllunio.

RHAGOR O WYBODAETH

Mae Bev Garside, The Female Alchemist (Saesneg yn unig), yn asiant newid cymwys gyda mwy na 30 mlynedd o brofiad o weithio gyda mudiadau yn y sector cyhoeddus a’r sector gwirfoddol. Mae Bev yn cynnig amrediad o wasanaethau ymgynghori, gan gynnwys rheoli ymyriadau critigol, rheoli newid, arweinyddiaeth a hyfforddiant, ac yn cydweithio â chleientiaid i gyflawni newid effeithiol.

Mae CGGC wedi creu tudalen adnoddau ar gyfer yr argyfwng costau byw, gan gynnwys adran ar lywodraethu a gwneud penderfyniadau.

I gael rhagor o wybodaeth am broblemau rheoli sy’n berthnasol i’r argyfwng costau byw, edrychwch ar y blog hwn gan Alison Pritchard, Rheolwr Cyllid Cynaliadwy CGGC, am bwysigrwydd gwneud penderfyniadau da wrth godi arian.

Mae Siân yn crynhoi’r prif bwyntiau dysgu o gyflwyniad diweddar Gus Williams ar reolaeth ariannol yn ystod yr argyfwng costau byw.