Mae Siân Eagar, Swyddog Gwydnwch CGGC, yn crynhoi’r prif bwyntiau dysgu o gyflwyniad diweddar Gus Williams ar reolaeth ariannol yn ystod yr argyfwng costau byw.
Fel rhan o gyfres fechan CGGC o weminarau ynghylch yr argyfwng costau byw, gwnaethom ni wahodd Gus Williams, Prif Swyddog Gweithredol Bevan Buckland LLP, i siarad â’r sector ynghylch pwysigrwydd rheolaeth ariannol a sut mae hyn yn cefnogi’r broses o wneud penderfyniadau.
Mae’r argyfwng costau byw yn gorfodi mudiadau gwirfoddoli i wneud penderfyniadau anodd, gan ystyried y pwysau sy’n cael ei greu yn sgil y costau cynyddol, ffrydiau incwm anrhagweladwy a galw cynyddol. Nod y gwaith y mae CGGC yn ei wneud i gefnogi’r sector gwirfoddol yw helpu mudiadau i lywio drwy’r pwysau hyn ac adeiladu gwydnwch. Mae CGGC yn diffinio gwydnwch fel:
‘Gallu mudiad i gynllunio ar gyfer, ymateb i, ac addasu i newid, gan ei alluogi i oroesi a ffynnu, nawr ac yn y dyfodol.’
Elfen allweddol o adeiladu gwydnwch yw rheolaeth ariannol gref, ac eglurodd Gus sut y bydd deall ffigurau eich mudiad yn gwella eich penderfyniadau.
PAM MAE MUDIADAU GWIRFODDOL YN METHU?
Dechreuodd Gus drwy amlinellu rhai o’r nodweddion cyffredin sy’n peri i fudiadau gwirfoddol fethu. Y ffactorau cyffredin dros fethiant mudiad yw llywodraethu gwael, diffyg arweinyddiaeth, methu â gweithredu’n gyflym, os o gwbl, a’r ffaith nad yw’n addas i’r diben yn weithredol. Yn y pen draw, diffyg llif arian sydd wastad yn peri i fudiadau fethu, ond dylid gweld hyn fel symptom o arweinyddiaeth sy’n methu â gweithredu’n ddigon cyflym.
Er bod y rhain yn broblemau difrifol, yr hyn sydd angen ei nodi yw y gall mudiadau gwirfoddol sy’n cael eu rhedeg yn dda lwyddo o hyd, serch yr anobaith economaidd presennol.
BETH SY’N GWNEUD MUDIAD DA?
Mae llywodraethiant da’n allweddol. Yn ôl Gus, mae gan y mudiadau gorau brosesau penderfynu clir, dyraniad effeithiol o rolau a chyfrifoldebau a sianeli cyfathrebu da gyda gwybodaeth weledol iawn. Mae cael mecanwaith i bawb godi cwestiynau ac uwchgyfeirio problemau hefyd yn ffordd bwysig o nodi a mynd i’r afael â phroblemau’n gynnar.
Mae rhannu gwybodaeth yn hanfodol, oherwydd nid yw’r un unigolyn yn gwybod popeth sy’n digwydd mewn mudiad. Nid yw’r un unigolyn yn gwybod sy’n digwydd y tu mewn a thu allan i’r mudiad, ond mae rhywun yn gwybod rhywbeth am bopeth sy’n digwydd. Mae llywodraethu da, ac felly gwneud penderfyniadau da, yn dibynnu ar gael y strwythurau ar waith i gysylltu’r dotiau.
DEALL FFIGURAU EICH MUDIAD
Argymhella Gus eich bod yn cyfarwyddo’ch hun yn llwyr â chyllid eich mudiad. Mae hyn yn ymwneud â mwy na gwybod y ffigurau; mae’n ymwneud â’u deall yn llwyr a deall beth sy’n eu gyrru. Yn ôl Gus, er y bydd y rhan fwyaf o gleientiaid yn gallu dweud wrtho beth oedd eu hincymau neu gostau’r mis diwethaf neu beth oedd eu treuliau, gwybod pam yw’r peth pwysig.
Incwm
Efallai bod gan eich mudiad nifer o ffynonellau incwm – fel Llywodraeth Cymru, cyllidwyr grant, rhoddwyr mawr neu incwm masnachu. Mae angen i chi ystyried sut bydd a sut mae’r ffynonellau hyn o gyllid yn cael eu heffeithio gan amgylchedd economaidd newidiol a chynllunio yn unol â hynny.
Gwariant
Dylech hefyd graffu ar eich gwariant. Y cam cyntaf yw gwybod yn gwmws pa gostau sy’n sefydlog a pha rhai sy’n newidiol. Mae nodi sbardunau eich costau newidiol yn bwysig fel y gallwch chi geisio cymryd camau i’w rheoli neu eu lleihau. Er enghraifft, bydd eich rhent yn debygol o fod yn gost sefydlog, bydd yr un fath waeth faint o staff sydd gennych neu ba wasanaethau rydych chi’n eu darparu. Gall costau staff fod naill ai’n sefydlog neu’n newidiol, yn dibynnu ar gontractau, oriau, goramser ac ati.
Costau newidiol yw’r costau hynny sy’n dibynnu ar weithgareddau penodol neu ddarparu eich gwasanaeth. Mae deall cost ymylol pob gweithgaredd ychwanegol neu uned o wasanaeth rydych chi’n ei darparu yn bwysig i ddeall y ffigur sydd ei angen i fantoli’r gyllideb – y pwynt lle bydd eich costau’n uwch na’ch incwm. Er enghraifft, os ydych chi’n elusen sy’n rhoi cymorth i unigolion, beth yw’r costau newidiol o gynorthwyo un unigolyn ychwanegol.
Lleihau costau
Os ydych chi’n ceisio lleihau costau, meddyliwch yn ofalus am oblygiadau’r penderfyniadau hynny yn y tymor byr a’r hirdymor. Yn aml, buddsoddiad neu wariant yn ôl disgresiwn fydd y pethau cyntaf i gael eu torri. Mae’n bosibl na fydd pethau fel cynnal a chadw adeilad, hyfforddiant staff neu ddiweddaru technoleg yn cael eu gweld fel blaenoriaeth ddybryd, ond gallai torri’r gwariant hwn diraddio gallu eich mudiad i ddarparu gwasanaethau yn y dyfodol.
Mae llawer o fusnesau yn torri’r math hwn o wariant mewn adegau anodd, dim ond i ganfod pan fydd pethau’n gwella bod diffyg buddsoddiad yn y pethau hyn wedi gwneud eu cynnyrch neu wasanaethau’n ddarfodedig. Yr hyn sy’n bwysig yma yw buddsoddi mewn cynhyrchiant neu ansawdd canlyniadau.
SENARIO GWAETHAF
Unwaith y byddwch chi’n deall sbardunau eich incwm a gwariant, gallwch chi weithio ar gynlluniau senario, gan asesu pa effaith fyddai newid mewn amgylchiadau yn ei chael ar eich mudiad a chanfod sut byddech chi’n ymateb i hyn. Drwy ofyn ‘beth os…?’ byddwch chi’n fwy effro i risg, yn fwy parod a gallwch fod yn rhagweithiol yn hytrach na dim ond yn ymatebol.
OLRHAIN PERFFORMIAD ARIANNOL
Mae angen i bob mudiad gael proses ar waith i olrhain perfformiad ariannol. Mae angen i’r wybodaeth fod yn amserol ac yn gywir. Pa wybodaeth allweddol sydd ei hangen arnoch chi a pha mor hawdd yw hi i’w chael? Sicrhewch fod gennych chi brosesau da ar waith i gael gafael ar yr wybodaeth allweddol hon a’i chofnodi.
Eglurodd Gus nad yw un ffigur ar ei ben ei hun yn dweud rhyw lawer wrthych chi. Wrth edrych ar wybodaeth ariannol, yr amrywiaeth sy’n allweddol i olrhain yr hyn sy’n digwydd.
- Eich ‘Cyllideb’ yw’r hyn rydych chi’n ei nodi ar y dechrau fel eich incwm a gwariant yn y dyfodol
- Eich ‘Gwirioneddol’ yw’r hyn oedd eich incwm a gwariant mewn gwirionedd
- Eich ‘Rhagolwg’ yw’r incwm a gwariant rydych chi’n disgwyl eu cael nawr yn y dyfodol, ar sail eich cyfrifon gwirioneddol
Gan edrych ar yr amrywiannau rhwng Cyllidebau, dylai’r Gwirioneddol a’r Rhagolwg amlygu meysydd o bryder a dangos i ba gyfeiriad y maen nhw’n mynd. Dylai amrywiant hefyd edrych ar yr amrywiant rhwng pethau fel y mis hwn a’r un mis mewn blynyddoedd blaenorol, y mis hwn a’r mis diwethaf, a’r flwyddyn hyd yma’r flwyddyn hon a’r flwyddyn hyd yma y llynedd. Yr hyn sy’n bwysig am edrych ar gyfuniad o amrywiannau yw ei fod yn rhoi darlun llawer gwell i chi.
Cofiwch nad yw rhifau’n unig yn dweud wrthych chi beth sy’n digwydd, ond byddant yn dweud wrthych chi ble y mae angen i chi edrych.
DANGOSYDDION ÔL-FYNEGI A RHAGFYNEGI
Wrth lunio eich prosesau monitro, mae Gus yn eich annog i feddwl am y pethau a all roi syniad cynnar i chi o iechyd ariannol y mudiad. Bydd angen i chi allu gweld dangosyddion ôl-fynegi a rhagfynegi:
- Mae dangosyddion ôl-fynegi yn edrych yn ôl, ar ôl i ddigwyddiadau ddigwydd, ac yn asesu’r sefyllfa bresennol
- Mae dangosyddion rhagfynegi yn edrych ymlaen, cyn i ddigwyddiadau ddigwydd, ac yn rhagfynegi’r sefyllfa yn y dyfodol
Fel arfer, mae gwybodaeth ariannol yn ddangosydd ôl-fynegi -dim ond yn dweud wrthych chi beth sydd eisoes wedi digwydd. Mae newid mewn ymddygiad fel arfer yn ddangosydd rhagfynegi, gan ei fod yn rhoi syniad i chi o beth allai ddigwydd yn y dyfodol. Gallai enghreifftiau o ddangosyddion rhagfynegi gynnwys sylwi bod llai o eitemau yn cael eu rhoi gan y cyhoedd i siop elusen. Mewn misoedd i ddod, gallai’r newid hwn mewn ymddygiad arwain at lai o werthiannau gan fod gennych chi lai o stoc ac felly llai o eitemau i’w gwerthu.
Yn yr un modd, gallai olrhain nifer y galwadau ffôn, ymholiadau neu ymwelwyr i’ch gwefan fod yn ddangosydd rhagfynegi y bydd eich gwasanaethau’n cynyddu ac yn caniatáu i chi gynllunio ymlaen llaw. Gall newidiadau mewn ymddygiad staff hefyd fod yn ddangosydd pwysig. Gall colli dyddiadau cau a chael staff sy’n absennol oherwydd salwch ac yn teimlo dan bwysau fod yn ddangosyddion pwysig fod y mudiad o dan straen. Yn aml, staff rheng flaen fydd y rhai cyntaf i weld y dangosyddion rhagfynegi hyn, felly mae cyfathrebu ac adborth da yn hanfodol.
BLAENORIAETHWCH EICH DIBEN
Wrth wynebu penderfyniadau ynghylch sut i ddyrannu adnoddau cyfyngedig, dylech ganolbwyntio ar gyflawni eich diben craidd. Pan fydd pethau’n dda, mae’n hawdd colli golwg ar eich cenhadaeth, felly ewch ati i edrych ar eich gweithgareddau i sicrhau eu bod yn cyd-fynd yn agos â diben eich mudiad a’u bod yn berthnasol i’r amgylchiadau presennol rydych chi’n gweithredu o’u mewn. Meddyliwch am y canlyniadau rydych chi’n eu dymuno a chanolbwyntiwch ar y meysydd blaenoriaethol, gan edrych ar sut gallwch chi gael cymaint â phosibl o werth am arian ac effaith a chyflawni canlyniadau.
Mae mudiadau gwirfoddol yn debygol o wynebu cyflyrau ariannol anodd yn y tymor canolig. Nawr yw’r amser i sicrhau bod eich mudiad yn cael ei redeg yn dda a’i fod yn barod.
Wrth wraidd pob mudiad mae’r cwestiwn o sut i flaenoriaethu adnoddau cyfyngedig. Nid oes gan unrhyw fudiad adnoddau diddiwedd, ac arweinyddiaeth dda yw gwneud y penderfyniadau cywir er mwyn sicrhau bod yr adnoddau cyfyngedig hynny yn cael eu blaenoriaethu’n glir a’u bod yn canolbwyntio ar y pethau cywir.
RHAGOR O WYBODAETH
Cyfrifwyr yn Abertawe a De Cymru yw Bevan Buckland LLP (Saesneg yn unig) sy’n arbenigo mewn elusennau. Maen nhw’n gallu cynnig amrywiaeth o wasanaethau, fel paratoi cyfrifon, cyngor ar TAW, cyngor cyffredinol ar dreth a gwasanaethau cyflogres ac maen nhw’n gweithio gydag amrediad eang o fudiadau, o elusennau cymunedol bach â llai na £10,000 o drosiant i elusennau cenedlaethol sy’n gweithio ar hyd a lled Cymru.
Mae CGGC wedi creu tudalen adnoddau ar gyfer yr argyfwng costau byw, gan gynnwys adran ar reolaeth ariannol.
I gael rhagor o wybodaeth am broblemau rheoli sy’n berthnasol i’r argyfwng costau byw, edrychwch ar flogiau CGGC ynghylch pwysigrwydd gwneud penderfyniadau codi arian da a Syniadau da ar gyfer gwneud penderfyniadau mewn argyfwng.