Mae Rheolwr Cymru Cranfield Trust, Jayne Kendall, yn rhannu camau ymarferol i helpu’ch mudiad i fynd i’r afael â’r argyfwng costau byw mewn pum prif faes.
Mae elusennau yng Nghymru, eisoes wedi’u hymestyn ac yn lluddedig o’u llwyth gwaith yn ystod y pandemig, yn wynebu ton newydd o heriau nawr yn sgil yr argyfwng costau byw.
Mae Cranfield Trust, y prif ddarparwr gwasanaethau ymgynghori rheoli a mentora di-dâl i elusennau lles cymdeithasol, yn awgrymu pum maes ffocws ar gyfer camau gweithredu ymarferol y gall elusennau eu cymryd i lywio’r argyfwng costau byw sy’n datblygu, nawr ac yn y dyfodol.
1. CANOLBWYNTIO AR BOBL
Mae staff, gwirfoddolwyr ac ymddiriedolwyr yn hanfodol i elusennau ac yn rhan annatod o’u llwyddiant, ond mae’r argyfwng costau byw yn effeithio’n ariannol arnyn nhw hefyd.
Camau ymarferol y gallwch chi eu cymryd nawr:
- Manteisio ar bob cyfle i ymhél yn bositif â’ch staff a’ch gwirfoddolwyr ar gyfeiriad yr elusen yn y dyfodol. Ystyriwch fforwm misol i ddenu staff a gwirfoddolwyr – dywedwch y stori fel y mae a gwrandewch yn astud ar yr hyn y maen nhw’n ei ddweud
- Cymerwch bob cam posibl i gadw staff – mae cadw staff yn haws ac yn rhatach na recriwtio
Gyda’r heriau parhaus wrth wynebu un argyfwng ar ôl y llall, mae bylchau yn lefel sgiliau byrddau wedi’u hamlygu, a gall fod yn anodd recriwtio ymddiriedolwyr a chadeiryddion newydd. Dylai fod gan fyrddau gydbwysedd o sgiliau ochr yn ochr ag ymgysylltiad cryf i helpu i lywio’r elusen drwy gyfnodau anodd.
Camau ymarferol y gall eich bwrdd ymddiriedolwyr eu cymryd nawr:
- Adolygu sgiliau a lefelau ymgysylltu’r bwrdd, gan nodi unrhyw fylchau amlwg mewn sgiliau ariannol, sgiliau rheoli pobl, sgiliau strategol a pharodrwydd i ymgymryd â dyletswyddau – sy’n gallu bod y tu allan i gyfarfodydd bwrdd
- Edrych y tu hwnt i’r gronfa uniongyrchol o ymgeiswyr sydd eisiau bod yn ymddiriedolwyr a chwilio am syniadau, cefndiroedd ac agweddau amrywiol. Amrywiaeth o bob lliw a llun sydd wrth wraidd penderfyniadau da ar lefel bwrdd
- Buddsoddwch mewn hyfforddiant i’r bwrdd. Gwnewch yn siŵr bod eich bwrdd ‘yn barod i ddatblygu’
- Sicrhewch fod eich bwrdd yn canolbwyntio ar sut allai pethau fod yn y dyfodol, yn hytrach nag ar heddiw yn unig
2. CYDWEITHIO ER MWYN DEFNYDDIO ADNODDAU YN FWY EFFEITHIOL A SYMLEIDDIO GWASANAETHAU
Mae gan lawer o elusennau adnoddau na chaiff eu defnyddio ddigon – e.e. adeiladau, trafnidiaeth, mynediad at adnoddau a hyd yn oed staff. Gall rhannu neu gyfuno adnoddau wneud defnydd gwell o’r adnoddau hynny, a chynnig cyfuniadau gwahanol o wasanaethau neu wasanaethau newydd.
Camau ymarferol y gallwch chi eu cymryd nawr:
- Edrychwch yn ofalus ar yr adnoddau sydd gennych chi a sut maen nhw’n cael eu defnyddio, e.e. cyfleusterau, trafnidiaeth, TG, gwasanaethau rydych chi’n eu cynnig, staff a gwirfoddolwyr
- Nodwch elusennau eraill y gallech chi rannu adnoddau gyda nhw neu ble y byddai modd cyflwyno budd cyfunol mwy o faint pe baech chi’n cyfuno adnoddau
3. DEALL EICH CYLLID A BOD YN ‘BAROD AM GYLLID’
Mewn amgylchedd cystadleuol tu hwnt i bob math o weithgareddau codi arian, mae’n rhaid i elusennau fod yn barod am gyllid. Mae rheolaeth ariannol yn hanfodol hefyd: mae’n rhaid i elusennau feistroli amcanion ariannol tryloyw a dealladwy, nid dim ond yn ystod yr argyfwng costau byw, ond hefyd mewn adegau arferol.
Camau ymarferol y gallwch chi eu cymryd nawr:
- Datblygu achos cryf dros gymorth, sy’n seiliedig ar strategaeth eglur a chynllun busnes cadarn
- Mynd i’r afael â rhagolygon llif arian rheolaidd
- Symleiddio datganiadau ariannol a defnyddio cymarebau ariannol i ddeall y darlun ariannol yn well
- Canolbwyntio’n barhaus ar gyllido gwasanaethau craidd cyn ymgymryd â ffrydiau gwaith newydd – sicrhewch fod eich gweithgareddau craidd yn parhau i gael eu cyflawni
- Ewch ati i ymdrin â phroblemau ariannol yn brydlon – os yw’r cyllid yn adrodd stori, gweithredwch yn gyflym a defnyddio doethineb digyffro cyn i bethau fynd yn rhy bell
4. GWAREDU GWASTRAFF
Mae gan bob mudiad, i raddau mwy neu lai, weithgareddau neu brosesau nad ydynt yn ychwanegu unrhyw werth gwirioneddol i’w cwsmeriaid na’u buddiolwyr – ac nid yw elusennau’n eithriad i hyn.
Daw aneffeithlonrwydd na roddir sylw iddo yn ‘fusnes fel arfer’ yn gyflym iawn, ac mae angen edrych arno’n fanwl a chael gwared ag ef oherwydd mae’n gwastraffu amser ac arian. Gall cynnal adolygiad rheolaidd o’r ‘ffordd y mae pethau’n cael ei wneud’ ddatgelu ffyrdd gwell o wneud pethau sy’n costio llai ac yn gallu rhyddhau staff a gwirfoddolwyr gwerthfawr i wneud pethau sy’n cyflwyno mwy i’ch buddiolwyr.
Camau ymarferol y gallwch chi eu cymryd nawr:
- Ewch ati i sefydlu tîm bychan (gan gynnwys pobl annibynnol/buddiolwyr os yn bosibl) i edrych ar y ffordd rydych chi’n gwneud pethau (eich prosesau)
- Ystyriwch ble gellir cael gwared â chamau (nad ydynt yn ychwanegu gwerth at yr hyn rydych chi’n ei wneud), cyfuno camau (gallai un cam o’r broses gyflawni dau beth neu ragor) neu symleiddio camau (gallai rhywun llai hyfforddedig wneud y camau cysylltiedig)
- Ystyriwch ble yn eich prosesau y gallwch chi ddefnyddio eich buddiolwyr i gyflawni camau – weithiau gall hyd yn oed newidiadau syml alluogi eich buddiolwyr i ‘hunanweini’ a rhyddhau staff a gwirfoddolwyr i wneud gwaith arall mwy cymhleth
5. RHEOLI CYFATHREBIADAU, MARCHNATA A CHODI ARIAN
Mae cyfathrebu’n bwysicach nag erioed ar hyn o bryd. Mae mwy o leisiau’n cystadlu am sylw, a llawer mwy yn cystadlu am gyllid.
Camau ymarferol y gallwch chi eu cymryd nawr:
- Edrychwch ar beth rydych chi’n ei gyfathrebu’n fewnol ac yn allanol a sut rydych chi’n ei gyfathrebu
- Defnyddiwch eich holl gyfathrebiadau allanol i ddarbwyllo pobl neu fudiadau o PAM ddylent fuddsoddi arian, amser neu emosiwn yn eich elusen
- Ewch ati i asesu pa mor effeithiol yw eich cyfathrebiadau ac a ydynt yn cyflawni’r canlyniadau dymunol
- Gwnewch hi’n hawdd i gefnogwyr ddysgu amdanoch – denwch nhw i mewn i’ch elusen ac os oes gennych chi wefan, gwnewch hi’n hawdd i gefnogwyr roi arian
- Adroddwch eich stori a dathlwch eich llwyddiannau’n rheolaidd – mae’r byd yn hoffi stori dda ac mae’r un yn wir am roddwyr, eich staff a gwirfoddolwyr
CYMORTH PELLACH
Mae Cranfield Trust yn rhoi cymorth am ddim i elusennau lles drwy wasanaethau ymgynghori rheoli, mentora, cyngor dros y ffôn a grwpiau cymorth rhwng cymheiriaid. Mae ein gweminarau a’r adnoddau gwybodaeth ar ein gwefan ar gael i bob elusen.
Cysylltwch â’n Rheolwr dros Gymru, Jayne Kendall heddiw i ganfod sut gallwn ni eich helpu chi!
Ffôn symudol: 07807 676 951
E-bost: jayne.kendall@cranfieldtrust.org
Gwefan: www.cranfieldtrust.org (Saesneg yn unig)