Mae Gavin Hawkey, Cyfarwyddwr Sefydliad, Sefydliad Cymunedol Clwb Pêl-droed Dinas Caerdydd ac Ymddiriedolwr Sgiliau a Gwirfoddoli Cymru, yn cynnig safbwynt Prif Swyddog Gweithredol ar werth ymddiriedolwyr a phwysigrwydd gweithio fel tîm mewn byrddau elusennol.
LLAWER O LEISIAU. YN GWEITHIO GYDA’I GILYDD. GYDA DIBEN.
Thema Wythnos Ymddiriedolwyr 2023 yw ‘Llawer o leisiau. Yn gweithio gyda’i gilydd. Gyda diben.’ Fel rhywun â chysylltiad cryf â phêl-droed yn fy mywyd personol a phroffesiynol, gwnaeth thema Wythnos yr Ymddiriedolwyr eleni wneud i mi feddwl am y tebygrwydd rhwng gweithio fel tîm ar y cae pêl-droed ac yn ystafell fwrdd elusen.
BETH YW NODWEDDION TIMAU SY’N PERFFORMIO’N UCHEL?
‘Dewiswch eich chwaraewr gorau i bob safle ac, yn hytrach na chael XI cryf, bydd gennych chi 11 unigolyn cryf’ – Johan Cruyff, Chwaraeydd a Rheolwr Pêl-droed Proffesiynol o’r Iseldiroedd.
Gallaf feddwl am dimau a oedd â’r chwaraewyr technegol gorau a’r holl amodau i lwyddo, ond ni wnaethant gyrraedd eu potensial. Yn yr un modd, gallaf feddwl am dimau a oedd yn llawer cryfach rywsut nag oeddent yn unigol.
Rwyf wedi sylweddoli bod y timau sy’n perfformio’n uchel, y rheini sydd wastad yn gwneud y gorau y gallant gyda’r adnoddau sydd ar gael iddynt, yn rhannu nodweddion tebyg. Dyma bedair nodwedd sydd gan dimau perfformio uchel yn fy nhyb i:
- Amrywiaeth a chynhwysiant – Yn y byd modern, mae’n bwysig i fyrddau adlewyrchu’r cymunedau y maen nhw’n eu gwasanaethu. Yn bwysicach fyth, rhaid i fyrddau ymddiriedolwyr greu amgylchedd cynhwysol a dathlu amrywiaeth. Mae timau da o ymddiriedolwyr yn mynd ati i gynnwys eraill a hyrwyddo unigrywiaeth cyfraniadau unigol.
- Cydweithio – Wedi’i seilio ar sgiliau cyfathrebu a rhyngbersonol cryf, mae’r gallu a’r ymrwymiad i gydweithio ag ymddiriedolwyr eraill, rhanddeiliaid a’r tîm rheoli yn hanfodol. Mae hyn yn gosod y tôn ac yn creu diwylliant lle mae pob un ohonom ni’n gweithio gyda’n gilydd i wneud newidiadau.
- Chwilfrydedd – Beth ydyn ni wedi’i ddysgu? Sut gallwn ni wella? Beth nad ydyn ni’n ei wybod? Mae’r cwestiynau hyn yn rhai y gellir eu gofyn ar y cae hyfforddi ac yn yr ystafell fwrdd. Cwestiynau sy’n gallu helpu’r tîm i fyfyrio, dysgu, tyfu ac, yn y pen draw, i wella eu perfformiad.
- Arweinyddiaeth dosturiol – Trwy fabwysiadu dull arwain tosturiol, gwrando’n weithredol ar bobl eraill, eu deall a dangos empathi tuag atynt, gall ymddiriedolwyr greu diwylliant lle y mae pob un ohonom ni’n teimlo ein bod yn cael ein gwerthfawrogi a’n parchu ac yn teimlo bod rhywun yn gofalu amdanom. Yn ei dro, mae hyn yn ein helpu i wneud ein gwaith gorau ac yn galluogi’r tîm i gyflawni ei botensial llawn.
GWAITH TÎM A LLYWODRAETHU DA
Mae llywodraethu da yn dibynnu ar waith tîm da. Os yw ymddiriedolwyr yn gweithio’n dda gyda’i gilydd, mae’n arwain at benderfyniadau da ac mae mwy o siawns gan yr elusen o ffynnu. Os nad oes cydweithio, waeth pa mor ddawnus yw’r unigolion, bydd yn arwain at benderfyniadau gwael a gall gyflwyno risg ddifrifol i’r elusen. Dyma dri maes critigol allweddol lle y mae’n rhaid i fyrddau elusennol weithio’n dda gyda’i gilydd:
- Diogelu – Mae angen i ymddiriedolwyr sicrhau bod ganddyn nhw’r bobl, y polisïau a’r prosesau cywir yn eu lle i ddiogelu defnyddwyr gwasanaethau, gwirfoddolwyr a staff. Mae hwn yn un o gyfrifoldebau cyfunol y bwrdd. Yn rhy aml, mae ymchwiliadau i broblemau diogelu elusennau yn amlygu methiant ymddiriedolwyr y mudiadau hyn i ddangos arweinyddiaeth gref wrth greu diwylliant sefydliadol sy’n rhoi blaenoriaeth i gadw pobl yn ddiogel.
- Rheoli risg – Un o brif gyfrifoldebau’r bwrdd yw adolygu’r risgiau y mae’r elusen yn ei hwynebu a phenderfynu ar y ffordd orau o’u rheoli. Rhaid i elusennau fod yn awyddus i dderbyn rhywfaint o risg a reolir wrth fynd i’r afael ag amcanion hirdymor. Mae defnyddio sgiliau, profiadau a safbwyntiau amrywiol yr holl fwrdd yn hanfodol i wneud penderfyniadau a lywir gan risg.
- Cyllid a chodi arian – Mae dealltwriaeth gadarn o gyllid elusen yn hanfodol i fyrddau elusennol, wrth reswm. Rhaid i’r bwrdd ddeall cyllidebau, adroddiadau ariannol, y model busnes a’r amgylchedd cyllido. Gall defnyddio sgiliau a phrofiadau amrywiol yr holl fwrdd ymddiriedolwyr, yn hytrach na dibynnu ar un neu ddau ymddiriedolwr â chefndir yn y byd cyllid, fel y mae llawer o elusennau yn aml yn ei wneud, helpu’r bwrdd i ddarparu trosolwg effeithiol.Dyma le mae ymddiriedolwyr â chefndir o godi arian, fel canolwr da mewn gêm, yn eithriadol am weld y lle rhwng y llinellau a chysylltu’r dotiau. Darllenwch y blog gan fy nghydweithiwr Kerys Sheppard am pam mae Codwyr arian yn gwneud ymddiriedolwyr gwych (Saesneg yn unig).
ADEILADU TIMAU YMDDIRIEDOLWYR EFFEITHIOL
Felly sut mae mynd ati i adeiladu timau effeithiol? Dyma dri awgrym da:
- Croesawu – Rhowch groeso go iawn i ymddiriedolwyr newydd. Treuliwch amser yn dod â phobl i mewn i’r grŵp, cyflwynwch nhw i bawb a chreu cyfleoedd iddyn nhw weld yr elusen ar waith. Ceisiwch annog ymddiriedolwyr newydd i rannu eu sgiliau a chyfrannu at drafodaethau o’r cychwyn cyntaf. Gwnewch amser ar gyfer datblygu’r bwrdd yn ogystal â’r materion busnes swyddogaethol.
- Dathlu llwyddiant – Bydd unrhyw dîm yn wynebu buddugoliaethau, gemau cyfartal a cholledion… mae’r un yn wir am fyrddau elusennol. Mae’n bwysig myfyrio ar gynnydd, meysydd sydd angen eu gwella a gwersi allweddol. Bydd dathlu llwyddiant, waeth pa mor fach, yn helpu i gadw persbectif a gall rhoi hwb da i ysbryd tîm.
- Dweud diolch – Mae ymddiriedolwyr yn gwneud ymdrech aruthrol ac yn cynnig arbenigedd enfawr i elusennau. Mae’n bwysig gwerthfawrogi pob ymddiriedolwr a diolch iddo am ei fewnwelediad a’i gyfraniad unigryw i’r tîm.
Mae ymddiriedolwyr yn cyflwyno amrediad eang o sgiliau a phrofiadau – a ddefnyddir i gefnogi achosion pwysig a chymunedau lleol. Maen nhw’n arwain, yn ysbrydoli ac yn dylanwadu ar bobl eraill er mwyn cael effaith. Fel Prif Swyddog Gweithredol elusen, rwy’n ffodus iawn o allu elwa ar y cymorth, yr arweiniad, y gwirio a’r her a ddarperir gan ymddiriedolwyr.
Waeth beth yw’r ddawn neu’r ffurf a ddewisir (rwyf wedi defnyddio 4-3-3 yn y blog hwn), mae gwaith tîm yn elfen hanfodol i lwyddiant. Felly os ydych chi eisoes yn ymddiriedolwr neu’n meddwl bod yn un, pwysaf arnoch i feddwl am yr hyn rydych chi’n ei gyflwyno i’r tîm a sut rydych chi’n cyfrannu at yr amodau sydd eu hangen i’ch tîm ffynnu.