Mae Bryony Darke yn dweud wrthym ni sut, a pham, y gwnaeth partneriaid Age Cymru symleiddio eu dull gwirfoddoli
Ar ddechrau 2022, dyfarnwyd Grant Gwirfoddoli Strategol CGGC i Age Cymru a’n pump partner Age Cymru lleol i gydweithio â ni i ddatblygu gweithdrefnau mwy syml, cynhwysol a chyson, gan gynnwys adnoddau cyffredin a pholisi gwirfoddoli cyffredin. Roedden ni eisiau ymgymryd â’r gwaith hwn er mwyn ei gwneud hi’n haws i wirfoddolwyr symud rhwng cyfleoedd gwirfoddoli partneriaid heb orfod ail-wneud hyfforddiant a gwaith papur. Roedden ni’n gobeithio y byddai’r darn hwn o waith yn ein helpu ni i ennyn cefnogwyr Partneriaeth Age Cymru hirdymor.
CAM CYNTAF: CYNLLUNIO
Y cam cyntaf oedd cynllunio. Roedd rhan o hyn yn cynnwys cynnal dadansoddiad o randdeiliaid, lle bydden ni’n pennu sut dylai rhanddeiliaid gymryd rhan yn y prosiect. Diben hyn oedd sicrhau ein bod yn dod â phobl gyda ni, drwy’r newid. Gwnaethom ni nodi’r staff a’r gwirfoddolwyr dylanwadol ar draws y bartneriaeth a oedd â diddordeb mawr, a chafodd y rhain eu gwahodd i ymuno â gweithgorau er mwyn helpu i ddatblygu a chynhyrchu’r adnoddau gyda’i gilydd.
Y peth cyntaf roedden ni eisiau ei greu oedd fframwaith gwirfoddoli a fyddai nid yn unig yn cyflwyno ein gweledigaeth ar gyfer gweithio gyda gwirfoddolwyr, ond hefyd yn cyflwyno canllawiau ac arferion gorau i staff ar draws y bartneriaeth. Gwnaethon ni edrych ar enghreifftiau o fframweithiau gwirfoddoli eraill o fewn y sector a chynnal grwpiau ffocws a holiaduron gyda staff a gwirfoddolwyr. O’r gwaith hwn, lluniwyd tabl o arferion da cytunedig, ar sail adborth staff a gwirfoddolwyr ac arferion da mewn mannau eraill o’r sector. Daeth y ffyrdd o weithio a nodwyd yn y fframwaith yn sail i bopeth y gwnaethom ni eu creu ar ôl hyn.
RHANNU’R GWAITH
Gwnaethom ni rannu gweddill y darnau o waith yn ôl ‘recriwtio gwirfoddolwyr’, ‘hyfforddi gwirfoddolwyr’ a ‘chymorth parhaus i wirfoddolwyr’. Cafodd pob llinyn ei ddirprwyo i weithgor. Gwnaeth rhanddeiliaid ar draws y bartneriaeth weithio gyda’i gilydd i werthuso’r dogfennau, yr adnoddau a’r polisïau a oedd eisoes yn bodoli ac edrych ar welliannau posibl. Gwnaethant ddatblygu dogfennau drafft a chasglu adborth cyn llunio’r fersiynau terfynol.
Dyma enghreifftiau o rai o’r newidiadau y gwnaethom ni eu gwneud:
- Yn ogystal â chael ffurflenni papur, gwnaethom ni ddefnyddio Microsoft Forms i ddatblygu ffurflenni cais, ceisiadau am eirdaon a ffurflenni monitro cydraddoldeb ac amrywiaeth ar-lein;
- Gwnaethom ni newidiadau syml i ffurflenni a phrosesau er mwyn eu gwneud nhw’n fwy cynhwysol, er enghraifft, gofyn i wirfoddolwyr am y rhagenwau sy’n well ganddyn nhw pan fyddant yn ymgeisio ac ychwanegu datganiad hygyrchedd ar broffiliau rôl gwirfoddolwyr;
- Gwnaethom ni ein holl ddogfennaeth yn ddwyieithog er mwyn croesawu mwy o wirfoddolwyr sy’n siarad Cymraeg;
- Gwnaethom ni ddefnyddio platfform e-Ddysgu Age UK i ddatblygu hyfforddiant cynefino craidd ar-lein ar gyfer holl wirfoddolwyr y bartneriaeth, fel y gallant symud yn hawdd rhwng cyfleoedd ar draws y bartneriaeth.
CYNNWYS GWIRFODDOLWYR YN Y BROSES
Roedden ni’n unfryd fel grŵp ein bod ni eisiau creu adnoddau a pholisïau newydd gyda gwirfoddolwyr yn hytrach nag ar gyfer gwirfoddolwyr fel y byddent yn addas i’r diben. Gan wybod bod gwirfoddolwyr fel arfer eisiau gwybod faint o ymrwymiad y bydd angen iddyn nhw ei roi o’r cychwyn cyntaf, gwnaethom ni roi amlinelliad manwl iddyn nhw o’r hyn y byddai cymryd rhan yn y gweithgor yn gofyn amdano, gan gynnwys amserlen. Fodd bynnag, ychydig iawn o’n gwirfoddolwyr a wnaeth ymaelodi â’n gweithgorau, oherwydd ymrwymiadau eraill yr oedd ganddyn nhw y tu allan i’w rôl wirfoddoli.
Er mwyn goresgyn yr her hon, gwnaethom ni ofyn i’n tîm gwirfoddolwyr sut hoffent gymryd rhan. Gwnaethant awgrymu y gallem ni anfon arolygon atyn nhw i’w cwblhau a dogfennau drafft i roi adborth arnyn nhw. Bu’r ddwy ffordd hyn o gael gwirfoddolwyr i gymryd rhan yn llwyddiannus. Derbyniodd ein harolwg ar y fframwaith gwirfoddolwyr dros 60 o ymatebion gan wirfoddolwyr, sy’n fwy o adborth na fyddem ni wedi’i gael o’u cyfranogiad yn y gweithgorau neu o gynnal grwpiau ffocws. Gwnaeth hyn i gyd ein helpu ni i fireinio’r adnoddau y gwnaethom ni eu creu.
CRYFHAU’R BARTNERIAETH
Un o brif uchafbwyntiau’r prosiect oedd gweithio gyda staff ar draws y bartneriaeth. Cyn y prosiect, dim ond rhai aelodau o’r grŵp oedd wedi cwrdd â’i gilydd – yn rhwydweithiau Age UK neu fel rhan o brosiectau cydweithio eraill. Felly, y prosiect hwn oedd y tro cyntaf yr oedd llawer ohonom ni wedi gweithio gyda’n gilydd.
Daeth y cynrychiolwyr o’r partneriaid o amrediad o gefndiroedd – rhai o Adnoddau Dynol, rhai eraill yn gweithio’n uniongyrchol gyda gwirfoddolwyr, a phobl eraill yn rheolwyr prosiect. Gwnaeth ehangder yr arbenigedd a’r sgiliau ein galluogi i ddysgu o’n gilydd a chyflwyno syniadau gwahanol.
- Roedd gan un partner brofiad o ddefnyddio Microsoft Forms ar gyfer ffurflenni cais a geirdaon – gwnaethom ni fabwysiadu hyn ar draws yr holl bartneriaeth, er mwyn gwneud y broses ymgeisio’n syml;
- Gwnaeth un partner ganfod ffordd i ni rannu data ar wirfoddolwyr rhwng partneriaid ar ddull ‘pasbort’ gan ddefnyddio ein cronfa ddata gwirfoddolwyr, Charity Log, mewn modd sy’n cydymffurfio â’r GDPR;
- Gwnaeth partneriaid eraill gyflwyno’r grŵp i rwydweithiau, sesiynau hyfforddi a digwyddiadau a wnaeth sicrhau ein bod ni’n dysgu o arbenigedd allanol yn ogystal â’n ffynonellau mewnol.
Roedd dysgu a rhannu gyda’n gilydd yn gymaint o uchafbwynt, fel ein bod wedi dechrau Rhwydwaith Rheolwyr Gwirfoddoli Partneriaeth er mwyn parhau i gydweithio y tu hwnt i oes y prosiect.
BETH NESAF?
Yr holl amser y gwnaethom ni weithio gyda’n gilydd ar y prosiect hwn, gwnaethom ni drafod yr angen am hyfforddiant ac adnoddau i fagu hyder a chefnogi rheolwyr gwirfoddoli o fewn y bartneriaeth. Felly, hoffem lunio swît o hyfforddiant i gefnogi rheolwyr gwirfoddoli Age Cymru pan maen nhw’n ymuno â’n mudiadau. Bydd hyn yn paratoi staff i wybod sut i fynd ati’n effeithiol i weithio gyda gwirfoddolwyr, cyfathrebu â nhw a’u cefnogi ac yn sicrhau bod ein fframwaith newydd-sefydledig yn cael ei ymwreiddio’n naturiol, o fewn y gwaith rydyn ni’n ei wneud.
Dilynwch y ddolen i gael am waith Age Cymru a sut i gymryd rhan.
Am fanylion pellach – neu i ofyn am gopi o’r adroddiad, cysylltwch â Bryony: bryony.darke@agecymru.org.uk