dwy law ar allweddell

Gweithio gartref – yr heriau hirdymor i elusennau

Cyhoeddwyd: 27/05/20 | Categorïau: Awdur: Jonathan Levy

Gallai datrysiadau gweithio gartref dros dro gostio mwy i elusennau. Mae Jonathan Levy, Rheolwr Gyfarwyddwr Class Networks, yn esbonio pam ei bod hi’n bryd sefydlu datrysiadau hirdymor a chynlluniau parhad busnes.

Dros y blynyddoedd diwethaf daeth y term ‘parhad busnes’ i fod cyfystyr â strategaethau adferiad argyfwng ac wrth gefn, er mwyn ymdopi â digwyddiadau trafferthus neu annisgwyl a allai effeithio ar eich mudiad. Ar y mwyaf, golygai hyn gynllunio ar gyfer digwyddiadau megis aelod allweddol o staff yn methu â theithio i’r swyddfa oherwydd tywydd gwael neu streiciau trên.

Fodd bynnag, o ystyried yr amgylchiadau presennol, daeth amhariadau yn norm dyddiol ac mae elusennau yn gorfod addasu unwaith yn rhagor ac edrych ar newid eu ffyrdd o weithredu mewn modd mwy hirdymor. Mae’n bosibl na fydd y datrysiadau gweithio gartref dros dro, a gyflwynwyd fel ateb sydyn rhyw ddeufis yn ôl ar ddechrau argyfwng COVID-19, bellach yn gynaliadwy nac yn gosteffeithiol wrth gael eu defnyddio dros gyfnodau hirach.

Mae datrysiadau sydyn gweithio o gartref yn berffaith yn y tymor byr                

Mae’n siŵr gen i mai prif flaenoriaeth cwmnïau TG a Thelegyfathrebu yn y lle cyntaf, fel Class Networks, oedd sicrhau bod eu cwsmeriaid yn parhau’n weithredol, er mwyn darparu gwasanaethau cynghori a chefnogi allweddol i bobl fregus, yn ogystal â’r rheiny ar begwn risg uchel y pandemig presennol. Ein ffocws ni oedd sicrhau bod elusennau’n gallu gweithio o gartref mewn mater o oriau!

Fodd bynnag, ers ymestyn ar y cyfyngiadau symud mae gofyn bellach i elusennau gynllunio ar gyfer dyfodol gyda COVID-19, ac rydym ni wedi bod yn darparu cyngor ac arweiniad er mwyn canfod datrysiadau mwy parhaol.

Heriau gweithio gartref yn y tymor byr                                

Mae nawr yn adeg dda i ailasesu eich trefniadau gweithio gartref presennol. Gallai gostio mwy i chi, yn y pen draw, yn enwedig os ydyw wedi’i gynllunio fel datrysiad dros dro ar gyfer cyfnodau byr o doriad. Gallai hyn arwain at filiau misol uwch, e.e. rhentu llinell ffôn, cynnal a chadw system ffôn a chostau dargyfeirio galwadau, os oes angen eu defnyddio’n hirach nag y cynlluniwyd.

Gall rhai opsiynau gweithio gartref effeithio ar weithrediadau gwasanaethau cwsmer a chodi arian pan ddaw’n anodd rheoli dargyfeiriad galwadau dros gyfnod estynedig o amser.

Rydym wedi clywed am nifer o broblemau sy’n achosi trafferth i’n cwsmeriaid elusennol:

  • Pob galwad yn mynd i un person a chreu cynlluniau amgen os nad ydyn nhw ar gael
  • Methu ag ateb neu drosglwyddo pob galwad sy’n dod i mewn
  • Negeseuon llais yn mynd yn syth i’r peiriant ateb symudol 07 ac aelodau eraill o staff yn methu â chael mynediad iddo
  • Amser ac adnoddau’n cael eu treulio’n gwrando ar negeseuon llais ac yn trosglwyddo negeseuon

Cyngor ar barhad busnes a gweithio gartref mwy hirdymor

Er mwyn lleihau ar amhariadau mae angen i elusennau gynllunio ac adolygu eu datrysiadau gweithio gartref a chynlluniau parhad busnes hirdymor. Ond ble mae dechrau?

Mae cynllunio parhad effeithiol yn dylanwadu ar ystod eang o brosesau busnes a thechnolegau; gan gynnwys cysylltedd, cyfathrebu, diogelu data, symudedd a hygyrchedd.

Nawr yw’r amser i gynllunio ac adolygu datrysiad mwy parhaol ac i ddechrau meddwl am:

  • Ddisodli hen systemau ffôn neu rai ar-safle
  • Symud i system gwmwl
  • Uwchraddio cysylltedd yn y swyddfa

Mae angen i chi fod yn ymwybodol hefyd o’r newidiadau mawr sydd ar droed dros y blynyddoedd nesaf gyda’r cyhoeddiad na fydd Microsoft yn cefnogi Skype ar ôl 2021, a chynllun BT i ddiffodd holl wasanaethau rhwydwaith ISDN traddodiadol y DU yn 2025.

Beth yw’ch opsiynau?

Gan ddibynnu ar eich trefniadau a’ch amcanion presennol dyma rai o’r datrysiadau rydym ni wedi bod yn cefnogi elusennau â hwy:

  • Microsoft 365 – Gallwch gael mynediad i gymwysiadau Microsoft o unrhyw leoliad, ar unrhyw adeg, ar unrhyw ddyfais
  • Microsoft Teams a Galwadau Llais (Voice Calls) – Gweithiwch ar y cyd â chydweithwyr, waeth beth fo’ch lleoliadau daearyddol, gyda chyfarfodydd fideo, ‘chat’ a galwadau llais
  • Hosted Voice – Mae teleffoni ar system cwmwl yn galluogi galwadau i gael eu gwneud a’u derbyn ar sawl dyfais gan gynnwys apiau symudol a ffonau meddal
  • Dewch â’ch Dyfais eich Hun (BYOD) – Mae amgylchedd TG ar gwmwl yn galluogi defnyddwyr i ddod â’u dyfeisiadau eu hunain (BYOD), gan alluogi defnyddwyr i weithio o gartref heb orfod eu darparu â chaledwedd

Gweithdai parhad busnes ar-lein am ddim er mwyn cefnogi elusennau yn y dyfodol

Fel rhan o’n hymroddiad i elusennau rydym yn cynnig gweithdai ar-lein am ddim. Os gwyddoch fod angen i chi ddiweddaru eich datrysiadau parhad busnes a chynllunio’n fwy hirdymor trwy symud i’r cwmwl, neu os oes angen help arnoch i osod eich TG yn ei le, yna bydd y gweithdy’n amhrisiadwy i chi. Gallwn roi cyngor didwyll a gonest i chi ar sut i ddod â’ch technoleg TG a chyfathrebu ynghyd.

Y Gweithdy

Byddwn yn gweithio gyda chi er mwyn deall eich amgylchedd, eich rhwystredigaethau a’ch heriau TG a gweithio gartref presennol mewn gweithdy annhechnegol. Byddwn yn rhoi dechrau da i’ch cynllun mewn gweithdy dwy awr o hyd gyda rhanddeiliaid allweddol er mwyn deall y sefyllfa bresennol, eich cynlluniau i’r dyfodol ac adolygiad o’ch seilwaith TG â’ch prosesau gweithredol cyfredol.

Peidiwch â phoeni ynglŷn â’r dechnoleg – does ond angen i chi ddweud wrthym beth sydd DDIM yn gweithio a gallwn ni eich helpu chi.

  • Methu â chael mynediad i e-byst pan nad ydych yn y swyddfa
  • Cysylltedd annibynadwy a chyswllt araf â’r rhyngrwyd
  • Diffyg rheolaeth dros reoli data sensitif
  • Pryderon ynglŷn â diogelwch ac ategu
  • Gweithwyr gartref ac o bell yn methu â chael mynediad i ddogfennau
  • Trafferth rhannu calendrau a ffeiliau
  • Hen weinyddion ar y safle
  • Gallai TG gynnig gwell cefnogaeth i’r Mudiad

Map ffordd                         

Yn dilyn eich gweithdy, byddwn yn crynhoi’r canfyddiadau ac yn eich cynorthwyo i adeiladu achos busnes ar gyfer cynllunio parhad a’i gyflwyno fel rhan o gynllun gwella cam wrth gam. Gallwch naill ai fynd â’r argymhellion gyda chi neu adael i ni eich helpu i’w cyflwyno: ni fyddwch o dan orfodaeth y naill ffordd na’r llall.

Fodd bynnag, nid yw’n ymwneud yn unig â’r dechnoleg neu newid mewn TG, mae’n gofyn am newid mewn diwylliant. Byddwn yn eich cynorthwyo i ailfeddwl ynglŷn â’ch defnydd o dechnoleg, pobl a phrosesau er mwyn newid eich dull o weithredu.

Bydd y map ffordd yn:-

  • Cyflwyno gwelliannau i brosesau gweithio a phrofiad defnyddwyr presennol
  • Darparu technoleg waelodol gadarn, ddiogel, addas i’r dyfodol
  • Symleiddio’r gadwyn gyflenwi a chael gwared ar y diwylliant bwrw bai
  • Darparu enillion fforddiadwy a gweladwy ar fuddsoddiad

Cofrestrwch heddiw ar:

www.classnetworks.com/your-needs/business-continuity-home-working

Sesiwn holi ac ateb am ddim gydag un o’n harbenigwyr elusennol

Os ydych chi wedi drysu ynglŷn â’ch sefyllfa neu ynglŷn â pha opsiynau eraill sydd ar gael i chi mae hon yn ffordd wych o gael cyngor ac arweiniad am ddim ar yr hyn y dylech ei wneud nesaf.

E-bostiwch neu ffoniwch ni a byddwn yn hapus i helpu.

E-bost: contact@classnetworks.com

Ffôn: 0333 800 8822