Mae Harriet Morgan, Pennaeth y Tîm Elusennau yn Hugh James, yn amlygu’r prif bwyntiau y dylai ymddiriedolwyr ddeall, pam mae dogfennau llywodraethu’n bwysig a phroblemau cyffredin.
BETH YW DOGFEN LYWODRAETHU ELUSEN?
Dogfen lywodraethu elusen yw ei sylfaen. Mae’n nodi sut mae’r elusen yn gweithredu, pwy sy’n ei rhedeg ac i ba ddiben y mae’n bodoli, ac eto, caiff ei anghofio amdano’n aml tan fydd rhywbeth yn mynd o’i le.
Dogfen lywodraethu yw’r ddogfen gyfreithiol sy’n sefydlu elusen ac sy’n nodi sut y mae’n rhaid ei rhedeg. Mae ei ffurf yn dibynnu ar y strwythur, er enghraifft:
- Gweithred ymddiriedolaeth ar gyfer ymddiriedolaethau elusennol
- Cyfansoddiad ar gyfer mudiadau corfforedig elusennol (CIOs)
- Erthyglau cymdeithasu ar gyfer cwmnïau elusennol
Mae’n nodi dibenion yr elusen, ei phwerau, ei strwythur llywodraethu, a’i rheolau gweinyddol. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau eu bod yn defnyddio’r fersiwn ddiweddaraf sydd wedi’i ffeilio gyda’r Comisiwn Elusennau (a Thŷ’r Cwmnïau ar gyfer cwmnïau elusennol), gan nad yw diweddariadau nad ydynt wedi’u ffeilio yn ddilys. Gellir gofyn am gopïau drwy borth y Comisiwn Elusennau (Saesneg yn unig)
PAM MAE EICH DOGFEN LYWODRAETHU’N BWYSIG?
Mae’r ddogfen lywodraethu yn rhwym yn y gyfraith a rhaid i ymddiriedolwyr bob amser weithredu yn unol â hi. Y ddogfen hon sy’n:
- Diffinio dibenion yr elusen
- Nodi pwerau a chyfrifoldebau ymddiriedolwyr
- Darparu fframwaith ar gyfer gwneud penderfyniadau
- Amddiffyn ymddiriedolwyr trwy sicrhau bod gweithrediadau’n gyfreithlon
Gall methu â’i dilyn arwain at weithredu rheoleiddiol ac atebolrwydd personol posibl.
BETH YW’R PRIF GYMALAU MEWN DOGFEN LYWODRAETHU?
- Amcanion elusennol
Mae cymal yr amcanion yn diffinio beth y mae eich elusen yn bodoli i’w gyflawni. Rhaid i ymddiriedolwyr sicrhau bod pob gweithgaredd yn hyrwyddo’r amcanion hyn. Os gweithredir y tu allan i’r gweithgareddau hyn, gellid torri’r gyfraith elusennau, gorfodi ymyrraeth reoleiddiol a niweidio enw da.
Dylai ymddiriedolwyr adolygu’r amcanion yn rheolaidd i osgoi unrhyw symudiad graddol oddi wrth y genhadaeth a sicrhau nad ydynt yn rhy gyfyngol (er enghraifft, os oes ganddynt ardal fuddiol benodol neu ddosbarth penodol o fuddiolwyr, fel plant, ni allant gynnal gweithgareddau gydag oedolion).
- Cymal Budd Ymddiriedolwr
Mae’r cymal hwn yn pennu a all ymddiriedolwyr gael buddion. Yn gyffredinol:
- Ni all ymddiriedolwyr gael eu talu oni awdurdodir hyn yn ffurfiol
- Rhaid i unrhyw fudd gael ei reoli’n briodol er mwyn osgoi gwrthdaro buddiannau
Gall peidio â chydymffurfio arwain at fudd nas awdurdodwyd, sy’n fater difrifol a all arwain at atebolrwydd personol neu weithredu rheoleiddiol.
- Penodi a Diswyddo Ymddiriedolwyr
Mae eich dogfen lywodraethu yn nodi sut caiff ymddiriedolwyr eu penodi a’u diswyddo, gan gynnwys pwy sy’n eu penodi, terfynau’r cyfnod penodi a gweithdrefnau. Rhaid dilyn y rhain i’r llythyren, oherwydd gall penodiadau annilys arwain at gwestiynu penderfyniadau.
- Aelodaeth
I elusennau gydag aelodau, mae’r ddogfen lywodraethu yn amlinellu cymhwysedd, hawliau pleidleisio a gweithdrefnau cyfarfodydd. Gall aelodau benodi ymddiriedolwyr neu gymeradwyo penderfyniadau mawr. Dylai ymddiriedolwyr sicrhau bod y darpariaethau yn adlewyrchu’r ymarfer, yn enwedig pan fydd cysylltiad aelodau wedi lleihau. Gallai diweddaru’r darpariaethau hyn symleiddio’r llywodraethu oherwydd gallai gael gwared â’r angen i alw cyfarfod cyffredinol ar wahân er mwyn penodi ymddiriedolwyr, er enghraifft.
BETH YW’R PROBLEMAU MWYAF CYFFREDIN?
- Gweithredu y tu allan i’ch amcanion – Gelwir hyn yn ‘lledaenu’r genhadaeth’ a gall ddigwydd pan fydd elusennau yn gwneud gweithgareddau sydd fel arfer yn berthnasol iawn i’w hamcanion ond, yn dechnegol, ddim yn cael eu caniatáu gan yr amcanion. Er enghraifft, os yw’r amcanion yn gyfyngedig i helpu plant, yna unwaith y bydd buddiolwr yn troi’n ddeunaw, ni all yr elusen helpu’r unigolyn hwnnw mwyach oherwydd byddai hyn y tu allan i’w hamcanion.
- Cyfarfodydd electronig – Nid yw llawer o ddogfennau llywodraethu, yn enwedig rhai hŷn, yn caniatau cyfarfodydd electronig neu hybrid yn benodol. Os yw eich dogfen lywodraethu’n dawel neu’n gyfyngedig, ni fydd penderfyniadau a wneir yn y modd hwn yn ddilys. Bydd angen i chi ddiwygio eich dogfen lywodraethu i ganiatáu cyfarfodydd electronig.
- Peidio â dilyn y weithdrefn gywir ar gyfer penodi ymddiriedolwyr – gallai eich dogfen lywodraethu gynnwys gweithdrefnau penodol i’w dilyn wrth benodi ymddiriedolwyr, er enghraifft, efallai bod angen i chi alw cyfarfod arbennig o’r bwrdd neu gyfarfod cyffredinol. Os na fyddwch chi’n dilyn y weithdrefn hon, ni fydd yr ymddiriedolwyr wedi’u penodi’n ddilys a gellid cwestiynu dilysrwydd eu penderfyniadau.
SUT YDYCH CHI’N DIWYGIO EICH DOGFEN LYWODRAETHU?
Dylech ddilyn y weithdrefn yn eich dogfen lywodraethu i’w diweddaru. Mae angen caniatâd y Comisiwn Elusennau cyn gwneud unrhyw ddiwygiadau i’r amcanion, y cymal ar fuddion ymddiriedolwyr a’r cymal ar ddiswyddo, a dylid gwneud cais am hyn drwy eich cyfrif ‘My Charity Commission’ (fy nghyfrif Comisiwn Elusennau). Gellir gwneud diwygiadau gweinyddol heb ganiatâd, cyhyd â bod y gweithdrefnau mewnol cywir yn cael eu dilyn. Rhaid i’r holl newidiadau gael eu ffeilio wedyn gyda’r Comisiwn Elusennau (a Thŷ’r Cwmnïau pan fo’n berthnasol).
BETH YW’R CANLYNIADAU O WEITHREDU Y TU ALLAN I’CH DOGFEN LYWODRAETHU?
Mae unrhyw benderfyniadau sy’n cael eu gwneud y tu allan i’ch dogfen lywodraethu yn dor-ymddiriedaeth a gallai arwain at:
- Ymchwiliad neu gamau gweithredu rheoleiddio gan y Comisiwn Elusennau
- Trafodion yn cael eu datgan yn annilys
- Atebolrwydd personol posibl i ymddiriedolwyr mewn rhai amgylchiadau
- Mewn achosion mwy difrifol, gall ymddiriedolwyr gael eu diswyddo.
Dylai ymddiriedolwyr adolygu’r ddogfen lywodraethu’n rheolaidd er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i fod yn gyfredol ac yn addas i’r diben.
Wrth siarad am bwysigrwydd y ddogfen lywodraethu, dywedodd Eleanor Jones, Rheolwr Llywodraethu CGGC, ‘dogfen lywodraethu elusen yw ei llyfr rheolau. Yn fy rôl yn CGGC, mae mudiadau yn cysylltu â mi’n aml nad ydynt yn gwbl ymwybodol o’i phwysigrwydd hanfodol a’r canlyniadau o beidio â glynu ati a chynnal ei chynnwys. Mae’r arweiniad arbenigol a roddir gan Hugh James yn hanfodol a gwerthfawr i bob mudiad gwirfoddol, felly bydden i’n eich annog i gymryd sylw ohono a sicrhau bod eich mudiad yn gweithredu yn unol â’r canllawiau a ddarparwyd’.
RHAGOR O GYMORTH:
Hugh James yw cydymaith dibynadwy CGGC. Os hoffech gymorth gyda diweddaru dogfen lywodraethu eich elusen, cysylltwch â Harriet yn Hugh James ar Harriet.Morgan@hughjames.com.
Os oes angen cymorth ac arweiniad arnoch ar unrhyw bryderon sy’n ymwneud â llywodraethu, cysylltwch â’r ymarferydd llywodraethu o fewn eich Cyngor Gwirfoddol Sirol (CVC) neu Eleanor Jones, Rheolwr Llywodraethu CGGC, ar ejones@wcva.cymru.