Close up of a person's hand at a computer keyboard

Cynghorion Doeth ar sut i Atal Twyll Elusennol

Cyhoeddwyd: 29/10/19 | Categorïau:
Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /home2/wcva/ET0KZV18/htdocs/wcva2021/wp-content/themes/designdough/single-view.php on line 62
Awdur: Mair Rigby

Mair Rigby, Rheolwr Llywodraethu a Diogelu CGGC, sy’n blogio am Wythnos Ymwybyddiaeth o Dwyll Elusennol a ddigwyddodd wythnos diwethaf, ac yn cynnig cynghorion doeth ar sut i atal twyll.

Ydych chi’n gwybod sut i atal twyll yn eich elusen?

Mae twyll yn risg difrifol i bob sefydliad, gan gynnwys elusennau. Yn ogystal ag achosi colledion i elusen, gall twyll niweidio ei henw da ac effeithio ar ysbryd a hyder y staff a’r ymddiriedolwyr.

Anonestrwydd yw twyll, sy’n cynnwys naill ai:

  • ymhoniad anwir, er enghraifft twyll hunaniaeth
  • methu â datgelu gwybodaeth
  • cam-ddefnyddio sefyllfa i wneud elw neu achosi colled i un arall

Gall twyll fod yn soffistigedig iawn ac yn anodd ei ganfod, a gall elusennau gael eu hystyried yn dargedau hawdd i droseddwyr. Mae hyn yn golygu ei bod yn eithriadol o bwysig i elusennau sefydlu amddiffynfeydd cryf er mwyn lleihau’r risg o dwyll rhag digwydd i’w sefydliad.

Mae’r rhan fwyaf o bobl yn ymwybodol o’r perygl o ymosodiadau o’r tu allan, ond yn anffodus mae llawer o elusennau wedi profi ‘twyll mewnol’ pan ddaw’r risg o du mewn i’r sefydliad. Mae angen i chi fod yn wyliadwrus hefyd o unrhyw dwyll a all gael ei gyflawni gan ymddiriedolwyr, staff, gwirfoddolwyr a chodwyr arian.

Mae Wythnos Ryngwladol Ymwybyddiaeth o Dwyll Elusennol yn ceisio annog a grymuso elusennau i siarad am dwyll a rhannu arferion gorau ar-lein ac oddi ar-lein.

Felly beth am ddechrau drwy gofrestru ar Hyb Wythnos Ymwybyddiaeth o Dwyll Elusennol am ddim lle gallwch ddod o hyd i weminarau, adnoddau a thaflenni cymorth?

Cynghorion Doeth ar sut i Atal Twyll

  1. Rheolaethau ariannol – Gwnewch yn siŵr fod gennych reolaethau ariannol cadarn ar waith a bod gweithdrefnau’n cael eu dilyn. A oes cofnodion yn cael eu cadw? Sawl llofnodwr sydd ar y cyfrif banc? Pwy sy’n awdurdodi taliadau? Mae’r daflen wybodaeth yma’n dangos i chi sut i greu polisi rheolaethau ariannol.
  2. Hyfforddiant ac Ymwybyddiaeth – Cynhaliwch hyfforddiant, neu gwnewch weithgareddau codi ymwybyddiaeth am dwyll gyda’ch ymddiriedolwyr, eich staff a’ch gwirfoddolwyr. Gall CGGC neu eich Cyngor Gwirfoddol Sirol lleol helpu i roi hyfforddiant, neu mae llawer o adnoddau am ddim ar gael ar yr Hyb Wythnos Ymwybyddiaeth o Dwyll Elusennol.
  3. Codi arian – Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwybod beth mae codwyr arian yn ei wneud ar eich rhan. Cofiwch, mae elusennau’n gyfrifol am fonitro eu gweithgareddau codi arian. Gwnewch yn siŵr eich bod yn cadw cofnodion a bod cytundebau ysgrifenedig priodol ar waith gydag unrhyw godwyr arian. Gwnewch yn siŵr eich bod yn gwybod o ble mae rhoddion yn dod a bod eich staff yn gwybod sut i adnabod unrhyw roddion amheus.
  4. Chwythu’r chwiban – Gwnewch yn siŵr bod pawb yn teimlo’n gyfforddus yn adrodd am unrhyw ymddygiad amheus a’u bod yn gwybod wrth bwy y dylent ddweud os ydyn nhw’n amau rhywbeth. Mae llawer o elusennau wedi dioddef twyll oherwydd bod ganddynt ddiwylliant o ddangos gormod o ymddiriedaeth, felly gwnewch yn siŵr fod pobl yn gwybod mai peth da yw adrodd am rywbeth, hyd yn oed os yw eu amheuon yn troi allan i fod yn ddi-sail. Lluniwch bolisi chwythu’r chwiban, codwch bosteri yn eich adeilad a siaradwch amdano mewn cyfarfodydd staff.
  5. Seiberddiogelwch – mae seiberdroseddwyr yn dod yn fwyfwy soffistigedig. Dyma ddeg cam syml y gallwch eu cymryd i wella eich seiberddiogelwch. Ystyriwch wneud yr hunanasesiad Cyber Essentials i wneud yn siŵr bod eich systemau’n ddiogel. Byddwch yn wyliadwrus o ‘dwyll Prif Weithredwyr’, sef pan fydd troseddwyr yn ffugio bod yn uwch aelodau o staff i geisio perswadio pobl i wneud taliadau brys!
  6. Recriwtio mwy Diogel – Pa mor dda ydych chi’n adnabod eich staff a’ch gwirfoddolwyr? Does neb am feddwl nad yw’r bobl sy’n gweithio i’r elusen yn gwneud hynny er budd pennaf yr elusen, ond yn anffodus mae’r achosion o ‘dwyll mewnol’ yn dangos nad yw hynny’n wir bob amser. Gwnewch yn siŵr bod gennych bolisi recriwtio ar waith, gofynnwch am eirdaon ac am gael gweld prawf gwreiddiol o hunaniaeth a dogfennau cymwysterau gwreiddiol. Gwnewch unrhyw wiriadau cefndir priodol a sicrhewch fod pobl yn cael eu goruchwylio yn eu rolau. Darllenwch y daflen gymorth yma ar ddod i adnabod eich staff a darllenwch daflenni gwybodaeth CGGC ar sut i gyflogi a rheoli pobl

Efallai y bydd gennych waith i’w wneud, ond cofiwch, mae’n llawer gwell bod yn rhagweithiol a rhoi systemau atal twyll ar waith, yn hytrach na delio gyda chanlyniadau ymosodiad ar eich elusen!

Os bydd eich elusen yn dioddef twyll, gwnewch yn siŵr eich bod yn rhoi gwybod i’r awdurdodau perthnasol, megis yr heddlu ac Action Fraud a chofiwch adrodd am y digwyddiad difrifol i’r Comisiwn Elusennau.