Mae hyn yn diweddariad o flog a gyhoeddwyd yn wreiddiol ar 28 Medi 2022 gan Sian Eager
Ar gyfer Wythnos Ymwybyddiaeth o Dwyll Elusennau 2023, rydym eisiau atgoffa elusennau am yr angen byth-bresennol i fod yn effro i dwyll a seiberdrosedd.
Cynhelir yr Wythnos Ymwybyddiaeth o Dwyll Elusennau (gwefan Saesneg yn unig) rhwng 27 Hydref – 1 Rhagfyr 2023 ac mae angen y fenter hon yn fwy nag erioed. Nod yr ymgyrch hwn, a arweinir gan y Panel Cynghori ar Dwyll, yw mynd i’r afael â thwyll a seiberdrosedd drwy godi ymwybyddiaeth a rhannu arferion da.
Fe wnaeth twyllwyr ddargyfeirio dros £2.7m gan elusennau yn ystod y flwyddyn ddiwethaf, yn ôl Action Fraud, ac roedd 501 o adroddiadau troseddau twyll elusennol rhwng 1 Tachwedd 2022 a 31 Hydref 2023.
Mae mudiadau gwirfoddol yn cael eu hannog i feddwl am beryglon twyll ac i gymryd camau i sicrhau bod eu harian, eu pobl a’u data yn cael eu cadw’n ddiogel. Mae llawer o fudiadau’n parhau i fod yn agored i dwyll, ac wrth i ni symud o’r pandemig i’r argyfwng costau byw, mae’r peryglon yn cynyddu.
Yn ystod y pandemig, bu’n rhaid i lawer o fudiadau gwirfoddol, mawr a bach, wynebu heriau gweithredol ac ariannol anghyfarwydd, fel symud ar frys i weithio o bell, cyflwyno technolegau cyfathrebu newydd a galwadau ychwanegol ar staff a gwirfoddolwyr a, gyda’i gilydd, gwnaeth y rhain greu gwendidau newydd o ran twyll. Mewn llawer o achosion, mae’r newidiadau hyn i arferion gwaith yma i aros a nawr, rydyn ni’n wynebu’r pwysau ychwanegol o argyfwng costau byw sy’n creu pryderon ariannol i bawb.
Er ei fod yn anodd derbyn y byddai unrhyw un yn ceisio twyllo mudiad gwirfoddol, mae’r hinsawdd economaidd sydd ohoni yn cynyddu’r risg. Dyma’r prif fathau o dwyll y mae angen i fudiadau fod yn ymwybodol ohonynt:
- Seiberdrosedd (gan gynnwys seiberdwyll): yn benodol, bydd negeseuon e-bost gwe-rwydo, achosion o ddwyn data ac ymosodiadau meddalwedd wystlo yn parhau i fod yn risgiau allweddol.
- Twyll mewnol: gallai staff a gwirfoddolwyr sy’n cael eu rhoi o dan fwyfwy o bwysau ariannol gymryd mantais o reolaethau ariannol gwan.
- Twyll caffael: gallai amgylchedd masnachu llymach ennyn pobl i gamddefnyddio prosesau caffael a chyflenwi nwyddau a gwasanaethau sy’n ddrytach na beth ddylen nhw fod neu sydd, yn syml, byth yn cyrraedd.
- Twyll datganiad ariannol: gallai mudiadau mewn trafferth gael eu temtio i addasu ffigurau eu cyfrifon er mwyn ffugio solfedd.
Gall y risgiau hyn swnio’n frawychus, ond y peth gorau y gall mudiad ei wneud i amddiffyn ei hun yw sicrhau bod yr hanfodion yn gywir. Dyma rai syniadau da i atal twyll gyda rhai dolenni defnyddiol i’ch rhoi chi ar ben ffordd –
SYNIADAU DA I ATAL TWYLL
- Adolygu ffyrdd o weithio a rheoliadau ariannol. Ystyriwch sut y gallai ffyrdd newydd o weithio fod wedi effeithio ar eich rheolaethau a gweithdrefnau ariannol. Gwnewch yn siŵr bod gennych chi bolisi rheolaeth ariannol gadarn a ddilynir ar bob adeg. Mae’r daflen wybodaeth hon ar yr Hwb Gwybodaeth yn dangos i chi sut i greu polisi rheolaeth ariannol.
- Gwnewch yn siŵr bod gennych chi fesurau seiberddiogelwch sylfaenol da: cyfrineiriau cryf, cadw copïau wrth gefn o ddata’n rheolaidd, a dilyn camau diweddaru meddalwedd cyn gynted ag y maen nhw ar gael. Os hoffech chi ddysgu mwy, mae gan y Ganolfan Seiberddiogelwch Genedlaethol (NCSC) fodiwl dysgu ar-lein (Saesneg yn unig)ar gyfer mudiadau gwirfoddol bach ac adnoddau eraill i’w defnyddio gan staff ac aelodau bwrdd.
- Hyfforddiant ac ymwybyddiaeth. Gwiriwch fod ymddiriedolwyr, staff a gwirfoddolwyr unigol yn deall eu rolau eu hunain o ran atal twyll a seiberdrosedd. A oes ganddyn nhw ddigon o wybodaeth i adnabod yr arwyddion, a ydyn nhw’n ddigon o hyderus i leisio pryderon a bod yn agored am eu camgymeriadau eu hunain (fel clicio ar ddolen mewn e-bost amheus)? Mae llawer o adnoddau am ddim i helpu gyda hyn ar Hwb Ymwybyddiaeth Twyll Elusennau (Saesneg yn unig).
- Chwythu’r chwiban ac ymagweddau. Ewch ati i adolygu polisïau a gweithdrefnau chwythu’r chwiban a cheisio meithrin diwylliant ‘dim bai’ sy’n rhoi blaenoriaeth i ddysgu cyfunol yn hytrach na chosbi. Dechreuwch sgwrs reolaidd ac agored ynghylch twyll gyda’ch ymddiriedolwyr a rheolwyr fel bod pobl yn teimlo eu bod yn gallu siarad am unrhyw bryderon sydd ganddyn nhw. Mae’r daflen wybodaeth hon ar yr Hwb Gwybodaeth yn egluro’r hyn sydd ei angen arnoch chi mewn polisi chwythu’r chwiban (Saesneg yn unig).
- Recriwtio. Nid oes unrhyw un eisiau meddwl nad yw’r bobl y mae’n gweithio ag ef â budd pennaf y mudiad mewn golwg, ond fel y dengys mewn achosion o ‘dwyll mewnol’, dyma’r achos weithiau yn anffodus. Gwnewch yn siŵr bod gennych chi bolisi recriwtio, gofynnwch am eirdaon a gofynnwch i weld dogfennau adnabod (ID) a chymwysterau gwreiddiol. Gwnewch wiriadau cefndir priodol a gwnewch yn siŵr fod pobl yn cael eu goruchwylio yn eu rolau. Darllenwch y daflen gymorth hon ar ‘Dod i adnabod eich staff’ (Saesneg yn unig) am ychydig o arweiniad.
Mae’r Wythnos Ymwybyddiaeth o Dwyll Elusennau (Saesneg yn unig) yn amser delfrydol i ddysgu mwy am sut gallwch chi gadw’ch mudiad yn ddiogel rhag twyll. Ewch i’r adnoddau ar y wefan.