Hysbysiad Preifatrwydd digwyddiadau rhithwir/o bell/ar-lein CGGC

CYFLWYNIAD

Mae eich preifatrwydd yn bwysig i ni, a diben yr hysbysiad preifatrwydd hwn yw egluro sut rydym yn prosesu ac yn defnyddio data personol ar gyfer digwyddiadau rhithwir/o bell/ar-lein a drefnir gan CGGC. Mae CGGC yn defnyddio Microsoft Teams neu Zoom a thechnolegau cynadledda eraill er mwyn i bobl allu mynychu digwyddiadau o bell. Yn y digwyddiadau hyn, gall mynychwyr gael eu gweld a/neu eu clywed gan:

  • fynychwyr eraill
  • unrhyw aelod o’r cyhoedd, pan fydd y digwyddiad yn cael ei gyhoeddi ar sianel YouTube CGGC
  • unigolion a allai fod wedi mynegi diddordeb ond heb allu mynychu’r digwyddiad

Efallai y byddwn hefyd yn defnyddio Eventbrite ar gyfer cofrestru a Survey Monkey ar gyfer adborth ar ôl digwyddiad.

Mae’n bwysig eich bod yn ymwybodol o sut bydd eich data yn cael ei ddefnyddio. Darllenwch yr hysbysiad hwn yn ofalus a chysylltwch â ni os oes gennych unrhyw gwestiynau neu bryderon.

Os bydd CGGC yn recordio’r digwyddiad, byddwch chi’n cael eich hysbysu ar y dechrau neu byddwch chi’n gweld ei fod yn cael ei recordio wrth i chi gyrraedd y digwyddiad. Ar y pwynt hwn, gallwch ddewis gadael y sesiwn. Drwy ddewis aros, mae’n golygu eich bod yn cydnabod y bydd eich data personol yn cael ei recordio.

Gall pob siaradwr mewn digwyddiad gael ei lun, fideo a llais wedi’u cynnwys yn y recordiad. Os ydych chi’n fynychwr, mae’n bosibl y byddwch chi’n cael yr opsiwn i rannu eich llun neu fideo neu i siarad yn ystod y sesiwn. Os byddwch chi’n dewis gwneud hyn, bydd hyn hefyd wedi’i gynnwys yn y recordiad.

Bydd gan rai digwyddiadau swyddogaeth sgwrsio. Os byddwch chi’n dewis cymryd rhan yn y modd hwn, gall eich sylwadau gael eu gweld gan bobl eraill sy’n mynychu’r digwyddiad a’u cynnwys yn y recordiad.

PWY YDYM NI?

Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru (CGGC) ydym ni, Elusen Gofrestredig (rhif 218093) a Chwmni Cyfyngedig drwy Warant (rhif 425299). Mae CGGC wedi’i gofrestru fel Rheolydd Data gyda Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), rhif cofrestru Z6141301. Yn CGGC, mae gennym Swyddog Diogelu Data (DPO) sy’n goruchwylio ein gweithgareddau prosesu. Yr unigolyn hwnnw yw Emma Waldron, a gellir cysylltu â hi drwy e-bost yn dpo@wcva.cymru neu ar 0300 111 0124.

PA FATH O DDATA PERSONOL YDYM NI’N EI GASGLU?

Rydym yn casglu ac yn prosesu’r wybodaeth ganlynol ar gyfer digwyddiadau ar hyn o bryd:

  • eich ffotograff neu lun ohonoch, yn dibynnu ar osodiadau eich cyfrifiadur personol, h.y. llun llonydd os oes gennych chi un ar eich proffil Teams/Zoom neu fideo ohonoch os yw eich camera ymlaen yn ystod y sesiwn
  • eich llais os ydych chi’n siarad yn y digwyddiad
  • eich enw cyntaf a chyfenw
  • eich cyfarchiad dymunol
  • y mudiad rydych chi’n ei gynrychioli
  • eich teitl swydd
  • cyfeiriad(au) cyswllt
  • cyfeiriad(au) e-bost cyswllt
  • rhif(au) ffôn cyswllt
  • manylion eich diddordebau yn y trydydd sector a dewisiadau cyfathrebu
  • eich iaith ddewisol (Cymraeg neu Saesneg)

SUT MAE TRYDYDD PARTÏON YN DEFNYDDIO EICH DATA?

Wrth ddefnyddio cymwysiadau fideogynadledda fel Zoom neu Microsoft Teams, gall eich enw, enw defnyddiwr, cyfeiriad e-bost, cyfeiriad IP eich cyfrifiadur, eich cyfeiriad MAC ac enw’r ddyfais gael eu casglu. I gael rhagor o wybodaeth, dylech edrych ar eu hysbysiadau preifatrwydd nhw, y gellir dod o hyd iddynt yma:

Zoom – https://zoom.us/privacy (Saesneg yn unig)

Teams – https://privacy.microsoft.com/en-gb/privacystatement (Saesneg yn unig)

Pan fydd cymwysiadau fideo-gynadledda yn cael eu defnyddio i recordio cyfarfodydd, caiff data personol a gynhwysir yn y recordiad ei storio o fewn y gwasanaeth cwmwl sy’n eiddo i’r cwmni hwnnw a gallai hwn gael ei storio y tu allan i Ardal Economaidd Ewropeaidd.

Pan rydych chi’n cofrestru ar gyfer digwyddiad lle rydym yn gofyn i chi gofrestru drwy Eventbrite, gellir dod o hyd i’w hysbysiad preifatrwydd nhw yma: https://www.eventbrite.co.uk/support/articles/en_US/Troubleshooting/eventbrite-privacy-policy?lg=en_GB (Saesneg yn unig).

Efallai y byddwn yn gofyn am eich adborth ar ôl y digwyddiad, a gall hyn gael ei wneud naill ai gan CGGC neu drydydd parti, Survey Monkey. Pan rydym yn defnyddio Survey Monkey, rhaid i chi hefyd gyfarwyddo’ch hun â’u hysbysiad preifatrwydd nhw, y gellir ei weld yma: https://www.surveymonkey.co.uk/mp/legal/privacy/ (Saesneg yn unig)

SUT YDYM YN CAEL EICH DATA?

Caiff y rhan helaeth o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu ei darparu gennych chi’n uniongyrchol am un o’r rhesymau canlynol:

  • Gwnaethoch gofrestru i ddod i un o’n digwyddiadau ar-lein
  • Gwnaethoch fynegi diddordeb mewn mynychu digwyddiadau CGGC
  • Gwnaethoch gymryd rhan mewn digwyddiad a oedd yn cael ei recordio

SUT BYDDWN YN DEFNYDDIO EICH GWYBODAETH?

Mae’n bosibl y byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddwyd i ni gennych chi i:

  • Hysbysebu a hyrwyddo ein gweithgareddau ar ein gwefan a/neu gyfryngau cymdeithasol
  • Ei defnyddio mewn blogiau a phodlediadau
  • Rhannu recordiad neu ddolen i’r digwyddiad ar ein gwefan/cyfryngau cymdeithasol neu sianel YouTube

Gallem hefyd rannu’r wybodaeth hon â rhanddeiliaid allanol fel Cynghorau Gwirfoddol Sirol (CVCs), aelodau CGGC, mudiadau gwirfoddol, Llywodraeth Cymru, cyrff seilwaith eraill a phartneriaid corfforaethol. Gall hefyd gael ei chyflwyno i ymgynghorwyr allanol at ddibenion hyfforddi a gwerthuso.

PA SAIL GYFREITHIOL YDYM YN EI DEFNYDDIO?

Y sail gyfreithiol sydd gan CGGC dros brosesu eich gwybodaeth bersonol yw buddiannau dilys, Erthygl 6(1)(f) y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR y DU), wedi’i deilwra gan Ddeddf Diogelu Data 2018. Rôl CGGC yw galluogi mudiadau gwirfoddol yng Nghymru i wneud mwy o wahaniaeth gyda’i gilydd. Bydd o fudd dilys i’r ddwy ochr i ni allu hwyluso digwyddiadau sy’n addysgu, galluogi a hysbysu, a fydd yn eich helpu i gyflawni eich rôl/rolau.

BLE RYDYM YN STORIO EICH DATA?

Pan rydych chi’n cofrestru ar gyfer digwyddiad lle y gofynnwn i chi gofrestru gan ddefnyddio Evenbrite, gellir dod o hyd i’w hysbysiad preifatrwydd yma (Saesneg yn unig). Bydd eich data personol yn cael ei ddefnyddio wedyn yn ein Cronfa Ddata Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid (CRM) ac ar Microsoft Teams neu Zoom (yn dibynnu ar y cymhwysiad a ddefnyddir gennym). Os yw’r digwyddiad wedi’i recordio, bydd yn cael ei storio ar systemau mewnol diogel CGGC.

AM BA HYD YDYM YN CADW EICH GWYBODAETH?

Mae’r fframwaith diogelu data deddfwriaethol yn gosod goblygiad arnom i adolygu am ba hyd rydym yn cadw gwybodaeth bersonol. Byddwn dim ond yn cadw eich gwybodaeth bersonol am hyd at 5 mlynedd.

PA HAWLIAU SYDD GENNYCH CHI?

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â’r data personol sydd gennym amdanoch. Nid yw pob hawl yn berthnasol ym mhob sefyllfa. Os ydych yn dymuno arfer unrhyw un o’r hawliau, cysylltwch â ni yn y ffyrdd a nodwyd yn yr adran ‘Pwy ydym ni?’:

  • Mae gennych chi’r hawl i weld yr wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch.
  • Mae gennych chi’r hawl i ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth sydd gennym amdanoch sy’n anghywir neu’n anghyflawn yn eich tyb chi.
  • Mae gennych chi’r hawl i wrthwynebu i ni brosesu unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch lle rydym yn dibynnu ar fuddiant dilys i wneud hynny a lle credwch fod eich hawliau a’ch buddiannau’n gorbwyso ein buddiannau ni a’ch bod am i ni stopio. Fodd bynnag, mae’n bosibl bod gennym resymau cyfreithiol neu resymau dilys eraill dros gadw neu ddefnyddio eich gwybodaeth. Os mai dyma’r achos, byddwn yn ystyried eich cais ac yn egluro pam na allwn gydymffurfio ag ef. Gallwch ofyn i ni gyfyngu’r defnydd o’ch gwybodaeth bersonol tra ein bod yn ystyried eich cais.
  • Mae gennych chi’r hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Os nad ydych chi eisiau i ni gyfathrebu â chi mwyach, cysylltwch â ni. Byddwn yn rhoi’r gorau i anfon cyfathrebiadau atoch ond yn parhau i gadw cofnod ohonoch a’ch cais i beidio â chlywed gennym. Pe byddem yn dileu’r holl wybodaeth amdanoch o’n cronfeydd data marchnata uniongyrchol, ni fyddai gennym gofnod o’r ffaith eich bod wedi gofyn i ni beidio â chyfathrebu â chi ac mae’n bosibl y byddech yn dechrau derbyn cyfathrebiadau gennym rywbryd yn y dyfodol pe byddem yn cael eich manylion gan wahanol ffynhonnell.
  • Mae gennych chi’r hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth. Gelwir hyn hefyd yn hawl i gael eich anghofio neu’ch dileu. Ni fyddwn bob amser yn cytuno i wneud hyn ym mhob achos, oherwydd gallai fod gennym resymau cyfreithiol neu resymau dilys eraill dros gadw neu ddefnyddio eich gwybodaeth. Os mai dyma’r achos, byddwn yn ystyried eich cais ac yn egluro pam na allwn gydymffurfio ag ef. Gallwch ofyn i ni gyfyngu’r defnydd o’ch gwybodaeth bersonol tra ein bod yn ystyried eich cais.
  • Pan mae ein gwaith o brosesu eich gwybodaeth bersonol yn seiliedig ar eich caniatâd, mae gennych chi’r hawl i dynnu’r caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg. Cysylltwch â ni os hoffech wneud hynny.
  • Gall fod gennych chi’r hawl i gael yr wybodaeth bersonol rydych wedi’i rhoi i ni ar fformat y gellir ei ailddefnyddio’n hawdd neu ofyn i ni drosglwyddo’r wybodaeth bersonol hon i fudiadau eraill yn yr un fformat. Cysylltwch â ni i ganfod a yw’r hawl hon yn gymwys i chi.

I BWY DDYLECH GWYNO?

I ddechrau, dylech gwyno i Swyddog Diogelu Data CGGC fel yr amlinellwyd yn yr adran ‘Pwy ydym ni?’, ond mae gennych chi’r hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) a gellir cysylltu â nhw ar 0303 123 1113 neu drwy e-bost: https://ico.org.uk/global/contact-us/email/ neu at Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire SK9 5AF.

NEWIDIADAU I’R HYSBYSIAD PREIFATRWYDD HWN

Cafodd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ei ddiweddaru diwethaf ar 7 Rhagfyr 2020. Rydym yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a gallem ei newid o bryd i’w gilydd drwy ddiweddaru’r dudalen hon er mwyn dangos newidiadau yn y gyfraith a/neu ein harferion preifatrwydd. Byddem yn eich annog i wirio’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd am unrhyw newidiadau.