Mae’r cwestiwn o sut a phryd i gynnal AGM yn ystod pandemig yn un heriol i ymddiriedolwyr elusennau. Mae hon yn sefyllfa newydd sy’n newid yn gyflym, felly nid oes llawer o arweiniad nac enghreifftiau ymarferol, ond gallai’r wybodaeth ganlynol ynglŷn â’r opsiynau sydd ar gael i elusennau fod yn ddefnyddiol.
Mudiadau Corfforedig Elusennol (CIOs) a Chwmnïau Elusennol
Mae Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 yn caniatáu mwy o hyblygrwydd i CIOs a chwmnïau elusennol sydd angen cynnal eu AGMs. Mae hyn wedi’i ymestyn tan 30 Mawrth 2021.
Mae’r Ddeddf yn diystyru’r gofynion amseru mewn dogfennau llywodraethu ac yn caniatáu i CIOs a chwmnïau gynnal cyfarfodydd aelodau yn electronig:
- gallant gael eu cynnal dros y ffôn/ fideo neu ddulliau electronig eraill, hyd yn oed os yw’r ddogfen lywodraethu yn gofyn eu bod yn cael eu cynnal wyneb yn wyneb
- mae gan aelodau yr hawl i bleidleisio o hyd, ond gall yr elusen ofyn i hyn gael ei wneud yn electronig, neu drwy ddulliau eraill (megis drwy’r post)
- ni fydd gan aelodau yr hawl i fynychu cyfarfod eu hunain na chymryd rhan mewn cyfarfodydd oni bai i bleidleisio’
Y Comisiwn Elusennau, canllawiau Coronafeirws (Saesneg yn unig)
Os ydych yn dibynnu ar y ddeddfwriaeth hon er mwyn cynnal eich AGM, nodwch y penderfyniad yn eich cofnodion, sicrhewch fod yr holl ofynion eraill wedi’i bodloni a sicrhewch fod gennych system bleidleisio gadarn ar waith.
Fodd bynnag, gallai elusennau o’r math hwn ddefnyddio’r ‘amser anadlu’ a grëwyd gan y Ddeddf i ddiwygio’u dogfennau llywodraethu er mwyn galluogi mwy o hyblygrwydd o ran AGMs a chyfarfodydd aelodau yn y dyfodol.
Ceir mwy o ganllawiau ar y Ddeddf gan Bates Wells Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020 (Saesneg yn unig)
Elusennau Anghorfforedig
Os yw eich elusen yn anghorfforedig (e.e. yn Ymddiriedolaeth neu Gymdeithas) nid yw’n dod o dan y Ddeddf. Fodd bynnag, gallai ymddiriedolwyr yr elusennau hyn benderfynu newid gofynion eu dogfennau llywodraethu ynghylch amseru’r AGM.
Mae’r Comisiwn Elusennau wedi dweud y byddan nhw’n deall os nad yw’r ddogfen lywodraethu yn caniatáu cyfarfodydd rhithiol yn benodol, ond dylai ymddiriedolwyr gofnodi’r penderfyniad hwn a nodi eu bod wedi gwneud hyn.
Gohirio neu ganslo’r AGM
Gall ymddiriedolwyr unrhyw fath o elusen benderfynu canslo neu ohirio’r cyfarfod yn unol â chanllawiau’r Comisiwn Elusennau.
‘Os credwch fod angen penderfyniad o’r fath, dylech ddilyn unrhyw reolau yn nogfen lywodraethu eich elusen sy’n caniatau ar gyfer gohirio, oedi neu ganslo. Os nad oes rheolau o’r fath, ond eich bod yn penderfynu mai dyma’r cam gorau o hyd ar gyfer eich elusen o dan yr amgylchiadau presennol, dylech gofnodi’r rhesymau dros y penderfyniad hwn a dangos llywodraethu da eich elusen. Mae hyn yn arbennig o bwysig os nad yw’n bosibl cynnal eich AGM, a allai ei gwneud hi’n anodd i chi gwblhau eich adroddiadau a chyfrifon blynyddol.’
Os yw eich elusen yn gwmni, efallai y bydd y ddogfen lywodraethu yn caniatáu i’r adroddiad a’r cyfrifon blynyddol gael eu ffeilio cyn yr AGM, os yw eich AGM yn “ystyried” yn hytrach na “chymeradwyo” y cyfrifon. Os felly, mater i’r ymddiriedolwyr/cyfarwyddwyr yw hwn yn hytrach na’r aelodau, ond efallai yr hoffech gael cyngor ar hyn.
Fodd bynnag, os nad yw hwn yn opsiwn a bydd y penderfyniad yn ei gwneud hi’n anodd i chi gyflwyno’ch adroddiad a chyfrifon blynyddol ar amser, cysylltwch â’r Comisiwn Elusennau i ofyn am estyniad ffeilio, gan gynnwys enw a rhif cofrestru’r elusen: filingextension@charitycommission.gov.uk
I grynhoi:
- Gwiriwch dudalen canllawiau Coronafeirws (Saesneg yn unig) y Comisiwn Elusennau a fydd yn cael ei diweddaru â’r wybodaeth ddiweddaraf. Mae adran ar gynnal cyfarfodydd ac AGMs.
- Gwiriwch ddogfen lywodraethu eich elusen i weld beth mae’n ei ddweud ynglŷn ag AGMs. Dylai hon ddweud wrthych faint o hyblygrwydd sydd gennych eisoes o ran cynnal y cyfarfod.
- Ystyriwch beth sydd orau i’ch elusen a’i haelodau.
- Yn seiliedig ar y canllawiau, ystyriwch eich holl opsiynau, a allai gynnwys gohirio, parhau yn rhithiol, neu ddiwygio’ch dogfen lywodraethu.
- Gwnewch yn siŵr eich bod yn cofnodi ac yn cynnwys pob penderfyniad a wneir yn llawn yn eich cofnodion er mwyn dangos llywodraethu da.
Cael Cymorth
Os nad ydych yn siŵr beth i’w wneud nesaf, gall eich Cyngor Gwirfoddol Sirol (CVC) lleol eich helpu i edrych ar eich opsiynau a dod i benderfyniad. Gallwch ddod o hyd i fanylion cyswllt eich CVC yma Cefnogi Trydydd Sector Cymru.
Gallwch hefyd ffonio canolfan gyswllt y Comisiwn Elusennau ar
0300 066 9197 (ar agor o ddydd Llun i ddydd Gwener, 9am i 5pm).
Os yw’r sefyllfa’n amwys neu’n ymwneud ag elfen o risg, efallai byddai’n werth ystyried cael rhywfaint o gyngor cyfreithiol. Os nad oes gennych gynghorydd cyfreithiol, cysylltwch â’ch CVC, neu CGGC, ac fe wnawn ein gorau i’ch cyfeirio at ffynonellau cynghori.