Mae’r Comisiwn Elusennau wedi diweddaru ei ganllawiau coronafeirws ar gynnal Cyfarfodydd Cyffredinol Blynyddol (AGMs) a chyfarfodydd eraill.
Gallwch ddarllen y canllawiau wedi’u diweddaru ar wefan y Comisiwn Elusennau (Saesneg yn unig).
GOHIRIO NEU CANSLO CYFARFODYDD
Mae angen i ymddiriedolwyr wirio a yw dogfen lywodraethu eu helusen yn caniatáu iddynt gynnal cyfarfodydd ar-lein neu dros y ffôn. Pan nad yw’n caniatáu hyn, dewis arall gallai fod i’w diwygio er mwyn caniatáu i gyfarfodydd gael eu cynnal yn y modd hwn.
Mae’r Comisiwn yn cydnabod nad yw cyfarfodydd rhithiol yn ddatrysiad ymarferol i rai elusennau, na chyfarfodydd wyneb yn wyneb gan gadw pellter cymdeithasol. Mewn achosion o’r fath, mae’n bosibl mai’r unig ddewis sydd gan ymddiriedolwyr yw canslo neu ohirio eu AGMs a chyfarfodydd hanfodol eraill.
Os ydych chi’n credu bod angen gwneud penderfyniad o’r fath, dylech ddilyn unrhyw reolau yn nogfen lywodraethu eich elusen sy’n eich galluogi i ohirio, oedi neu ganslo. Os nad oes rheolau o’r fath, ond eich bod yn penderfynu mai hwn yw’r dewis gorau i’ch elusen o hyd o dan yr amgylchiadau cyfredol, dylech gofnodi’r rhesymau dros y penderfyniad hwn i ddangos bod eich elusen yn cael ei llywodraethu’n dda. Mae hyn yn arbennig o bwysig os nad yw’n bosibl cynnal eich AGM, a allai ei gwneud hi’n anodd i chi gwblhau eich adroddiadau a chyfrifon blynyddol.
Byddai’r Comisiwn yn gofyn i chi anfon eich adroddiadau blynyddol iddynt ar amser lle bynnag y bo’n bosibl. Fodd bynnag, pan fydd y sefyllfa yn effeithio ar eich gallu i gwblhau ffurflenni a chyfrifon blynyddol, gall elusennau â dyddiad ffeilio agos anfon e-bost at y Comisiwn.
Cofiwch gynnwys enw eich elusen a rhif cofrestru’r elusen pan fyddwch chi’n anfon e-bost atynt: filingextension@charitycommission.gov.uk
CYNNAL CYFARFODYDD ARLEIN NEU DROS Y FFÔN
Yn y sefyllfa bresennol, gall fod yn anodd cynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb. Mae gan rai elusennau gymalau yn eu dogfennau llywodraethu sy’n caniatáu iddyn nhw gwrdd yn rhithiol neu ddefnyddio cyfleusterau ffôn. Mae’r comisiwn yn cynghori ymddiriedolwyr i wirio eu dogfen lywodraethu i weld a allant wneud cywiriadau eu hunain i hwyluso newidiadau o ran sut a phryd y mae cyfarfodydd yn cael eu cynnal.
Yn gyffredinol, os nad oes cymal o’r fath yn y ddogfen lywodraethu, a bod ymddiriedolwyr yn penderfynu cynnal cyfarfodydd dros y ffôn neu ddefnyddio datrysiadau digidol, bydd y Comisiwn yn deall, ond dylech gofnodi’r penderfyniad hwn a pham eich bod wedi gwneud hyn er mwyn dangos eich bod yn llywodraethu eich elusen yn dda.
Mae hyn yn bwysicach nag erioed nawr gan fod Deddf Ansolfedd a Llywodraethu Corfforaethol 2020, a oedd yn caniatau i gwmnïau elusennol a mudiadau corfforedig elusennol (CIOs) gynnal AGMs a chyfarfodydd aelodau eraill ar-lein waeth beth oedd yn eu dogfennau llywodraethu, wedi dod i ben ar 30 Mawrth 2021.